Vragen en oplossingen!

Vragen en oplossingen!

Onderwerpen in deze helpfile

Bankgegevens verwerken

In WinFakt! is het mogelijk al uw betalingen en stortingen in te brengen via de functie "Bank", zo behoudt u een net overzicht van de inkomsten en uitgaven van uw bedrijf. U merkt het: WinFakt! gaat een stap verder dan enkel facturatie.

De lijst van bankverrichtingen kunt u oproepen via de knop Bank in de knoppenbalk of via het menu Open - Bankverrichtingen (zie onderstaande afbeelding).



Vervolgens wordt het volgende overzicht getoond.




Instellingen

Via het menu Instellingen - 10. Bankgegevens veranderen kan u het menu oproepen om de bank-instellingen aan te passen. Het onderstaande scherm zal verschijnen.
Standaard kan u tot 9 banken definiëren in WinFakt. Het is mogelijk om meer dan 9 banken te benoemen en te gebruiken, hiervoor heeft u de module 'Tot 99 banken' nodig.



We bespreken voor u de verschillende velden en hun functies:

Veld Functie
Benaming In dit veld vult u de benaming van de bank in.
Grootboeknummer Dit is de grootboeknummer die u aan de bank koppelt. Standaard is dit een rekening 550..., maar het is ook mogelijk om bv. de rekening 658000 (toegestane kortingen) toe te kennen aan een bank. Zo creëert u een fictieve bank waarop u de toegestane kortingen van klanten boekt. Via de F3-toets krijgt u een lijst van de grootboekrekeningen en kan u de gewenste grootboeknummer aanduiden.
Rekeningnummer Dit veld bevat de rekeningnummer in het nationale formaat (xxx-xxxxxxx-xxx).
IBAN In dit veld zet u de IBAN-nummer van de bank. Dit veld dient u zeker in te vullen als u werkt met de module 'Link met Isabel'.
BIC Dit is de BIC-code van de bank. Dit veld dient eveneens ingevuld te zijn als u werkt met de module 'Link met Isabel'.
Leverancier nr Als u een nieuwe bank-kost ingeeft, dan wordt deze leverancier gebruikt om het aankoopdocument op te boeken. In een later hoofdstuk in deze helppagina worden de bankkosten in detail besproken. Via de F3-toets krijgt u een lijst van de leveranciers en kan u de gewenste leverancier aanduiden.
Bank weergeven ... Dit vinkje bepaalt of u deze bank kan selecteren bij de export van betalingen vanuit de aankoopdocumenten. U leest hierover meer in de helppagina over de module 'Link met Isabel'.


Bankgegevens inbrengen

Om een nieuwe bankverrichting in te brengen klikt u op de knop Inbrengen, hierdoor verschijnt het onderstaande scherm.



We bespreken voor u de verschillende velden en hun functies:

Veld Functie
Rekeningnummer In het veld Rekeningnummer selecteert u de rekening waarop u de verrichting(en) wilt boeken. Het saldo van deze geselecteerde rekening vindt u onder het rekeningnummer. Hiernaast vindt u het bijhorende grootboekrekeningnummer.

Let op: In het hoofdstuk "Bankgegevens instellen" vindt u meer info over het instellen van rekeningen in WinFakt.
Staatnr Om de opvolging van uw bankverrichtingen gemakkelijk te traceren, kan u per geboekte verrichting het staatnummer (uitreksel) van de rekeninguittreksels bijhouden.
Als de module "Aankopen" is geactiveerd, biedt het werken met staatnummers u een extra voordeel. Zo kunt u deze nummers aan uw facturen koppelen en snel zien welk uittreksel u naar uw leveranciers moet faxen als bewijs van betaling.

Let op: Behoud consequent een ordelijke nummering van uw staatnummers. Bijvoorbeeld 1/39 kan beter als 001/39 worden ingevuld. Dit maakt de rapporten duidelijker leesbaar. Het is trouwens aan te raden om uw bankstaten in volgorde in te geven zodat het opvolgen van betalingen gelijk loopt met uw bankgegevens.
Datum Dit veld bevat de datum van de verrichting.
Bankkosten Via dit vinkje kan u de bankkosten ingeven in de bank. Dit wordt in een later hoofdstuk in deze helppagina in detail besproken.
Soort Er zijn 3 soorten bankverrichtingen:
  • A: aankopen
  • V: verkopen
  • D: diverse boekingen
Let op! BTW op uw bankkosten is geen diverse verrichting. In dat geval moet u het vinkje Bankkosten gebruiken.
Rekening Nr De "RekNr." hangt nauw samen aan het veld "Soort". Als u "A" of "V" gekozen hebt, dan koppelt WinFakt! de verrichting automatisch aan de juiste grootboekrekeningen. In het geval van een diverse boeking, moet u in dit veld ingeven om welke grootboekrekening het gaat.
Voorbeeld: U brengt 2500 euro vanuit de kas naar de bank. Dit zijn twee bankverrichtingen:

Een bankverrichting met:
  • "Bedrag" = -2500 euro op KAS (standaard bank nummer 9)
  • "Soort" = "D"
  • "RekNr" = 580000 (Transferten)
Een tweede verrichting met:
  • "Bedrag" = 2500 euro op de bankrekening
  • "Soort" = "D"
  • "RekNr" = 580000 (Transferten)
Faktuur Nr. In dit veld vult u het factuurnummer in van uw aan- of verkopen. Om het factuurnummer snel terug te vinden in WinFakt!, kunt u in het geactiveerde veld op de F3-toets drukken om de lijst met alle facturen te tonen.

Let op!
  • Het kan gebeuren dat een klant twee facturen tegelijkertijd betaalt. U kunt dan beide facturen selecteren in de F3-lijst met behulp van de spatiebalk en deze in 1 keer aanduiden als zijnde "betaald".
  • Wanneer het factuurnummer nog niet gekend is tijdens het inboeken van de bankverrichting, moet u de verrichting als een diverse betaling boeken met het grootboekrekeningnummer 499000(= wachtrekening). Deze bankverrichting kan dan later nog tegen geboekt worden, van het moment dat het factuurnummer gekend is.
Kl/Lev Nr. Dit veld wordt, wanneer u een boeking onder soort A of soort V inbrengt, automatisch ingevuld met de gekoppelde leverancier of klant van het geselecteerde aan- of verkoopdocument. Bij een boeking onder soort D kan u dit veld gebruiken om de boeking toe te wijzen aan een klant of leverancier.
Bedrag U kunt het bedrag van uw verrichtingen zelf invullen of aanpassen, bij gedeeltelijke betaling. WinFakt! zal het bedrag automatisch invullen wanneer u aan- of verkoopdocumenten geselecteerd hebt. Als u meerdere facturen selecteert, dan worden de totalen van de geselecteerde documenten opgeteld.
Btw Dit veldje hangt samen met het veldje "Bankkosten" (zie boven).
Info Hier kan u extra info aan de bankverrichting toevoegen.
Munt Als de module "Multivaluta" geactiveerd is, kunt u met dit veld bepalen in welke munteenheid de verrichting gedaan werd. De koers van de gekozen munt op het moment van aanmaak wordt opgeslagen in het aan- of verkoopdocument.

Let op! Bij het gebruik van andere valuta, moet u steeds vooraf de koers, ten opzichte van de euro, controleren en instellen, want WinFakt! blijft in euro's rekenen en de koers schommelt dagelijks.


Bankkosten inbrengen

Dit kan u gebruiken om de kosten, die de bank u aanrekent voor het gebruik van haar diensten, gemakkelijk in te boeken in het programma.

Als u bij de instellingen al een leverancier ingevuld heeft voor de geselecteerde bank en u vinkt bij het inboeken van uw bankboekingen het veld 'bankkosten' aan, dan verschijnt het onderstaande scherm.

Let op: Wanneer u nog geen vaste leverancier heeft aangeduid voor deze bank, dan kan u nog altijd in dit scherm een leverancier kiezen. Hiervoor klikt u in het veld Kl/Lev Nr op de toets F3 en selecteert u de juiste leverancier. Bij het opslaan van de boeking zal WinFakt! u vragen of de geselecteerde leverancier ook de standaard leverancier voor deze bank mag worden.



Vervolgens dient u enkel nog maar het bedrag van de bankkosten in te vullen. Door de bankverrichting op te slaan zal WinFakt! een aankoopdocument creëren op basis van de ingevulde gegevens. De technische dienst kan voor u instellen in welk dagboek dit aankoopdocument geboekt wordt en aan welke grootboekrekening deze kost verbonden wordt.


Banktransferten

Dit kan u gebruiken om geld tussen verschillende banken over te schrijven, bv. van de kas naar een andere rekening.
In het overzichtsscherm klikt u hiervoor op de knop 'Transfer inbrengen', vervolgens opent het scherm om de banktransfer in te brengen (zie onderstaande afbeeldingen).





In het scherm van de transfer vult u de verrichtingsdatum in, het over te boeken bedrag en duidt vervolgens ook nog de bank 'van' en 'naar' in.
Optioneel kan u ook nog de mededeling aanpassen, deze mededeling verschijnt in de extra info van de verrichtingen.

Wanneer u op de knop 'Opslaan' klikt, dan zullen er twee boekingen verschijnen in het overzichtsscherm (zie onderstaande afbeelding).




Betalingsverschil

Als u een betaling inboekt van een aan- of een verkoopfactuur en het factuur is niet volledig afgeboekt door de ingegeven betaling dan zal WinFakt! u vragen wat er dient te gebeuren met het betalingsverschil.

Stel dat u bv. een betaling inboekt van een verkoopfactuur waarvan het factuurbedrag 120,58 eur is. Op het factuur staat vermeld dat de klant 2 euro korting voor contante betaling mag aftrekken als hij/zij betaalt binnen de 8 dagen.
Onze klant betaalt het factuur na 5 dagen.

In een nieuwe bankverrichting geven we als bedrag 118,58 euro in en nadien klikken op de knop 'Opslaan' linksboven, het onderstaande scherm zal verschijnen.



Er zijn nu twee mogelijkheden:
a) U wilt de betaling als betalingsverschil afboeken en selecteert hiervoor de aangemaakte bank, bv. 'toegestane korting contant', uit de keuzelijst.
Met de instelling 'Deze bank standaard aanduiden' kunt u een bank standaard activeren om betalingsverschillen op weg te boeken.

Let op: Via het hoofdmenu Instellingen - 10. Bankgegevens veranderen kan u een nieuwe bank aanmaken. In het voorbeeld is de vermelde rekeningnummer enkel ter illustratie. We raden u aan om altijd de juiste grootboekrekeningnummer
bij de boekhouder na te vragen.

b) Een tweede deelbetaling volgt nog en de factuur moet zolang blijven openstaan voor het resterende bedrag. In dat geval klikt u op het kruisje rechtsboven om het venster te sluiten.


Bankverrichtingen afpunten

Het is mogelijk om de diverse boekingen (soort D) in de bank ten opzichte van elkaar af te punten. Bv. er zijn verschillende boekingen op de wachtrekening (499000) of de transferten (580000) gebeurd en u wil de afgewerkte boekingen aanduiden als verwerkt.
De technische dienst kan een rapport of een tab voor u instellen zodat in het rapport of de tab enkel de niet-afgepunte boekingen te zien zijn. Zo kan u sneller een controle uitvoeren op mogelijke fouten.

Om dit te doen selecteert u eerst de boekingen die u ten opzichte van elkaar wil afboeken, dit doet u met de spatiebalk.
Vervolgens kiest u in de menubalk voor Bank - Bankgegevens afpunten (zie onderstaande afbeelding).



Let op: het afpunten kan enkel gebeuren als de som van debet gelijk is aan de som van credit voor de geselecteerde lijnen. Zo niet zal een boodschap getoond worden en is het niet mogelijk om de geselecteerde lijnen af te punten.


Kassacontrole

Via de kassacontrole kan u op een eenvoudige manier het saldo van de kassa controleren. Zo kan u bv. nagaan of er geen foute teruggave's geweest zijn.

Om de kassacontrole te starten klikt u in de knoppenbalk op de 'kassa'.



WinFakt! zal u eerst de vraag stellen voor welke bank u de controle wil uitvoeren.



Vervolgens geeft u het beginsaldo voor de geselecteerde bank in, bv. 250 euro. Deze vraag zal u enkel krijgen wanneer het de eerste keer is dat u de kassacontrole uitvoert. Bij de volgende controles kan u het beginsaldo altijd nog wijzigen in het scherm waarin u de coupures en de munten ingeeft.



Nadien verschijnt het scherm waar u de verschillende coupures en de munten uit de kassa zal ingeven.



In dit scherm zien we onderaan een aantal velden, we zullen ze even apart bespreken:
- Kas saldo: het bedrag op de geselecteerde bank volgens de gemaakte verkopen sinds de laatste kassacontrole
- Totaal in kas: het bedrag dat effectief in de geselecteerde bank aanwezig is, dit bedrag wordt berekend aan de hand van de ingegeven coupures en munten
- Kasverschil: het verschil tussen het 'totaal in kas' en het 'kas saldo'
- Start kassa: het start-bedrag van de kassa
- Te storten: als er winst is op het einde van de dag dan ziet u hier het te storten bedrag, dit is het verschil van het veld 'Totaal in kas' en het veld 'Start kassa'
- Print versie maken?: door dit aan te vinken wordt er ook een rapport van de kassacontrole aangemaakt, dit kan u afdrukken/opslaan voor uw administratie

Na het ingeven van de coupures en de munten klikt u bovenaan links op het groene vinkje. Als er een te storten bedrag is dan krijgt u de vraag 'Transfer naar welke bank'.



In de keuzelijst kiest u de gewenste bank. Nadien klikt u op de knop 'Ok' en wordt de kassacontrole afgerond.



In het voorbeeld zijn we vertrokken van een kassa in evenwicht. Zoals u ziet wordt er een aparte boeking aangemaakt voor de transfer naar de KBC. Op de bank KBC wordt er eveneens een diverse verrichting aangemaakt om het bedrag bij te boeken.
Verder ziet u in de info van elke boeking een '*', dit wil zeggen dat deze boeking al opgenomen is in een kassacontrole.

De onderstaande afbeelding toont nog het rapport van de kassacontrole. Dit wordt aangemaakt als u de instelling 'Print versie maken?' aanvinkt in het vorige scherm.
Zoals u kan zien ziet u in dit rapport een samenvatting van de kassacontrole.




Rapporten

Via het menu Rapportering - Rapporten kan u drie verschillende rapporten opvragen, in de onderstaande tabel bespreken we kort welke info u in welk rapport zal zien.
Het is tevens mogelijk om de rapporten op te vragen via het hoofdmenu Rapporten - Bankverrichtingen.

Rapport Korte uitleg
Bankoverzicht van bank met saldo's Dit rapport geeft per rekening een overzicht van de ingevoerde bankafschriften. Per verrichting krijgt u de datum van de verrichtingen te zien, een factuurnummer, een grootboekrekeningnummer, een klant of leverancier, een bedrag en een omschrijving.
Dagontvangsten Het rapport met de dagontvangsten geeft u een overzicht van alle rekeningen en hun verrichtingen. U vindt er dezelfde kolommen terug als op het bovenstaand rapport.
Dagontvangsten per bank Indien u de dagontvangsten per bank wil opvragen, kunt u dit rapport gebruiken. U vindt er dezelfde logica en kolommen in terug als op bovenstaand rapport.