Vragen en oplossingen!

Vragen en oplossingen!

Onderwerpen in deze helpfile

Frequentiedocumenten

Met het instellen van frequenties kunt u een bestelbon, offerte of factuur automatisch laten terug genereren om de x aantal weken, dagen of maanden.
Dit is handig en tijdsbesparend voor bv. onderhoudscontacten waarbij u maandelijks of jaarlijks bij dezelfde klanten langs moet. Of voor klanten die wekelijks dezelfde hoeveelheid producten bestellen.

Een frequentiedocument instellen

Om een frequentie te kunnen instellen op een verkoopdocument, moet u eerst het verkoopdocument aanmaken.
Klik in de hoofdknoppenbalk op de knop Verkoop en vul de gewenste artikelen, mededelingen en prijzen bij aan. Klik vervolgens op de knop Frequentie instellen (rechts in het scherm).



Hierdoor verschijnt het onderstaande scherm.



In dit scherm maakt u de keuze van frequentie waarmee het verkoopdocument opnieuw aangemaakt wordt. U heeft de keuze tussen wekelijks, maandelijks en jaarlijks.
Let op: u kan maar één type frequentie selecteren, het is niet mogelijk om bv. én wekelijks én jaarlijks te kiezen.

In de onderstaande tabel leggen we voor u de verschillende velden en hun functie uit.

Veld Functie
Instellingen voor 'Frequentie per week/maand/jaar' actief maken
Om onderstaande instellingen te kunnen gebruiken, moet u deze optie aanvinken.
Begindatum
Vul de datum in waarop de frequenties moeten starten.
Einddatum
Indien de looptijd van de frequentie niet oneindig is, kan u hier een einddatum instellen.
Om de x weken/maanden/jaren
Hier stelt u in om de hoeveel weken/maanden/jaren WinFakt! het document moet genereren.
Op elke van de volgende dagen van de week / elke ... van de maand / elke ...
Bij deze optie bepaalt u op welke dag van de week/maand/jaar het document gegeneerd wordt.
Frequentie instellen behalve ...
Aan de rechterzijde kan u één of meerdere periodes bepalen waarin er geen frequentie aangemaakt wordt (bv. tijdens uw jaarlijks verlof wordt er geen frequentie gegenereerd).

Als laatste stap klikt u linksboven op de knop Opslaan om de ingestelde frequentie te bewaren.


Een frequentiedocument genereren

Nadat u het frequentiedocument heeft ingesteld kunt u op eender welk moment deze documenten genereren.
In de onderstaande stappen leggen we u dit uit.

Frequenties controleren

Het is mogelijk om eerst te controleren of er een document aangemaakt zal worden. Hiervoor opent u het menu Verkoop >> Frequenties controleren in de Verkoop1.
Hierdoor verschijnt het onderstaande scherm.



In dit scherm kiest u de te controleren periode en het document waarop een frequentie ingesteld is. Nadien klikt u op de knop Start.
Nadien verschijnt er een nieuw venster waarin de te genereren documenten getoond worden, in het onderstaande scherm wordt een voorbeeld getoond.



Frequenties genereren

In de Verkoop1 klikt u op het menu Verkoop >> Frequenties genereren. Hierdoor zal het onderstaande scherm getoond worden.



In de onderstaande tabel leggen we voor u de verschillende velden en hun functie uit.

Veld Functie
Van datum
Hier bepaalt u vanaf welke datum u de frequenties wil overlopen.
Tot en met
Hier bepaalt u tot en met welke datum u de frequenties wil overlopen.
Deze documenten controleren ...
Het te controleren type document, bv. Onderhoud.
Type document aanmaken
Het type document dat aangemaakt zal worden op basis van de gevonden frequenties.

Nadat u de keuzes gemaakt hebt klikt u linksboven op het groene vinkje om de aanmaak te beginnen.

Als het de eerste keer is dat u de frequenties laat aanmaken dan krijgt u de vraag "Vanaf nu steeds de verkoopprijzen vernieuwen naar de huidige prijs bij het aanmaken van frequentiedocumenten?".
Dit kan handig zijn wanneer u de prijzen van uw frequenties mee wil laten evolueren met de stijgende of dalende prijs van uw artikelen.

Nadat u een antwoord op deze vraag gegeven hebt worden de frequenties aangemaakt.
Op het einde krijgt u de boodschap "Documenten aangemaakt".

In de Verkoop1 zal u vervolgens de aangemaakte documenten zien.