Vragen en oplossingen!

Vragen en oplossingen!

Onderwerpen in deze helpfile

Afschrijvingen

Als u aankopen gaat doen (bv. rollend materieel), die als investering gebruikt worden, kunt u de kostprijs spreiden over meerdere jaren met behulp van afschrijvingen. Vaak is dit extra werk voor de accountant, maar in WinFakt! kunt u uw investering simpel en correct inboeken met de module 'Afschrijvingstabellen'.

In deze handleiding geven we u eerst een gedetailleerde uitleg over het inbrengen van afschrijvingen, nadien overlopen we de verschillende afschrijvingsmethodes en tenslotte kijken we hoe een afschrijving in de boekhouding wordt geboekt.

Afschrijvingen inbrengen

U vindt het overzicht van de ingegeven afschrijvingen via het menu Boekhouding - Afschrijvingstabel openen. Hierdoor opent het onderstaande scherm.



Als u vervolgens op de knop 'Inbrengen' klikt, dan ziet u het scherm om een nieuwe afschrijving in te brengen.



In de knoppenbalk zien we de knop 'Vorige bekeken gegevens invullen hier', dit is zeer gemakkelijk om soortgelijke afschrijvingen in te brengen, bv. twee aangekochte voertuigen.
Via deze knop kopieert u de info van de laatst bekeken afschrijving naar de nieuwe afschrijving.

Hieronder zullen we achtereenvolgens de verschillende invulvelden uit de fiche bespreken:

  • Nr.
    Het nummer van de afschrijving wordt automatisch ingevuld.
  • Methode
    In de keuzelijst kunt u kiezen welke afschrijvingsmethode u wilt gebruiken. In het tweede hoofdstuk op deze pagina worden de verschillende methodes besproken.
  • Begindatum
    De datum van de aankoop.
  • Factuur Nr.
    Druk op de F3-toets zodat u de lijst met aankoopfacturen krijgt, waaruit u het gepaste document kunt selecteren. Het totale factuurbedrag, inclusief BTW, wordt ter controle naast het veld 'Factuur Nr.' weergegeven.

  • Let op: u kan enkel kiezen uit de aankopen die betrekking hebben op een investering. Dit zijn de aankopen waar u in de invulfiche van het aankoopdocument het veld 'Bedrijfsmiddelen (83)' ingevuld heeft (zie onderstaande afbeelding).



  • Leverancier Nr.
    Nadat u het factuurnummer ingevuld hebt, wordt het bijhorende leveranciersnummer en de naam van de leverancier automatisch ingevuld door WinFakt.
  • Duur
    Het aantal jaren waarover u de afschrijving wilt spreiden.
  • Totaalbedrag
    Het bedrag dat u gaat afschrijven.
  • Prorata
    De 'pro rata temporis' is een optie die enkel beschikbaar is als u kiest voor de lineaire methode. Als u hier een percentage invult, betaalt u het eerste jaar slechts zoveel procent van het afschrijvingsbedrag (bv. 20 %). Er komt dan een extra afbetalingsjaar bij waarin u het resterende bedrag (bv. 80 % van het afschrijvingsbedrag) betaalt.
    Deze optie wordt vooral gebruikt bij aankopen die laat in het boekjaar gebeuren.
  • Omschrijving
    Een omschrijving van de investering.
  • Grootboekrekeningnummers voor ...
    In de tekstvakken die hier voorzien zijn typt u de grootboekrekeningnummers voor:
    • de investering: de aangekochte investering met beperkte levensduur
      bv. '242000 Rollend Materieel'
    • de afschrijving: tegenboeken van dotatie op cumulatieve rekening
      bv. '242900 Geboekte afschrijvingen op rollend materieel'
    • de dotatie: afschrijvingsbedrag van 1 jaar
      bv. '630200 Afschrijvingen op materiële vaste activa - auto'
  • Uit boekhouding genomen op:
    Is het aangekochte toestel niet meer afschrijfbaar door bijv. een onherstelbaar defect? Dan kan u dit hier ingeven wanneer de afschrijving uit de boekhouding genomen werd.

Afschrijvingen van terreinen en kunstvoorwerpen

Terreinen / gronden en kunstvoorwerpen worden niet afgeschreven, maar ze zijn wel verplicht op te nemen in de afschrijvingstabel.
Daarom vullen we bij deze afschrijvingen als duur 0 jaren in. Hierdoor wordt er voor deze afschrijving geen jaarlijkse afschrijvingstabel gegenereerd, maar ze worden wel samen met de andere afschrijvingen in de globale afschrijvingstabel afgedrukt.



Afschrijvingsmethodes

Er zijn verschillende methodes om de jaarlijkse afschrijvingen te berekenen. Om u een idee te geven van een aantal beschikbare methodes worden ze in dit hoofdstuk in het kort beschreven. Voor meer informatie over de verschillende afschrijvingsmethodes, kunt u natuurlijk terecht bij uw boekhouder.

De lineaire methode

De lineaire of constante afschrijvingsmethode is de eenvoudigste en meest gebruikte. Er wordt elk boekjaar hetzelfde bedrag afgeschreven. WinFakt! deelt de beginwaarde door het gewenste aantal jaren waarover u de afschrijving wilt spreiden.

Voorbeeld
U koopt een machine voor € 30.000. Als u beslist om hem lineair af te schrijven over een periode van 6 jaar, dan zal WinFakt! elk jaar een boeking van 1/6 van € 30.000 ofwel van € 5.000 uitvoeren.

Boekjaar
Bedrag
2014 € 5.000,00
2015 € 5.000,00
2016 € 5.000,00
2017 € 5.000,00
2018 € 5.000,00
2019 € 5.000,00

Let op: als u het veld 'prorata' invult, dan wordt er een extra afbetalingsjaar toegevoegd aan deze lijst.

De progressieve methode

Bij deze methode gaat men ervan uit dat de waarde meer en meer vermindert over de jaren heen. De afschrijvingen worden berekend aan de hand van de volgende formule: x * (2b / n * (n + 1) )
Hierbij is 'b' het beginbedrag, 'n' het aantal jaren waarover afgeschreven wordt en 'x' het aantal jaren dat er nog afgeschreven zal moeten worden.

Voorbeeld
U koopt een machine voor € 30.000. Als u beslist om hem af te schrijven a.d.h.v. de progressieve methode, over een periode van 6 jaar, dan zal WinFakt! eerst de berekening tussen de haakjes uitvoeren: (2 * 30.000) / (6 * 7) = 1.428,57.
Vervolgens wordt dit getal het eerste jaar met 1 vermenigvuldigd, het tweede jaar met 2, het derde met 3, enzovoorts.

Boekjaar
Bedrag
2014 € 1.428,57
2015 € 2.857,14
2016 € 4.285,71
2017 € 5.714,29
2018 € 7.142,86
2019 € 8.571,43

De degressieve methode met dubbel percentage

Bij deze methode neemt het afschrijvingsbedrag elk boekjaar af. Het wordt elk jaar opnieuw berekend op het nog af te schrijven bedrag, ook wel de restwaarde genoemd. Het afschrijvingspercentage is in dit geval dubbel zo groot als bij de lineaire afschrijving.

Voorbeeld
U koopt een machine voor € 30.000. Als u beslist om de machine degressief af te schrijven, met dubbel percentage over een periode van 6 jaar, dan zal WinFakt! het eerste jaar een boeking van € 10.000 uitvoeren. Dat is 1/3 van de beginwaarde, omdat er met de lineaire methode 1/6 zou worden afgeschreven.
Vanaf het tweede boekjaar schrijft WinFakt! telkens 1/3 van de restwaarde af. Er blijft na het zesde jaar nog een restwaarde van € 2.633,75 over. Uw boekhouder kan ervoor kiezen om dit bedrag te behouden als waarde van de machine of hij kan het alsnog afschrijven.

Boekjaar Bedrag Restwaarde
2014 € 10.000 € 20.000
2015 € 6.666,67 € 13.333,33
2016 € 4.444,44 € 8.888,89
2017 € 2.962,96 € 5.925,93
2018 € 1.975,31 € 3.950,62
2019 € 1.316,87 € 2.633,75

De degressieve methode met gemengd percentage

De degressieve methode met gemengd percentage begint op dezelfde manier als de degressieve methode met dubbel percentage, maar op het moment dat het huidige afschrijvingsbedrag kleiner wordt dan dat het bij de lineaire methode zou zijn, wordt er overgeschakeld op het lineaire afschrijvingsbedrag.

Voorbeeld
U koopt een machine voor € 30.000. Als u beslist om de machine degressief af te schrijven met gemengd percentage over een periode van 6 jaar, dan zal WinFakt! de eerste twee boekjaren dezelfde bedragen afschrijven als bij de degressieve methode met dubbel percentage. Het derde jaar echter, wordt er € 5.000 afgeschreven, net als in het vierde jaar. Er blijft dan een restwaarde van € 3.333,33 over. Dit wordt in het vijfde jaar afgeschreven. U bent dus een jaar vroeger klaar met afschrijven.

Boekjaar
Bedrag Restwaarde
2014 € 10.000 € 20.000
2015 € 6.666,67 € 13.333,33
2016 € 5.000 € 8.333,33
2017 € 5.000 € 3.333,33
2018 € 3.333,33 -
2019 - -

De degressieve methode van de som der jaren

Bij de methode van de som der jaren wordt het jaarlijkse afschrijvingspercentage bepaald d.m.v. een breuk. De teller van de breuk is het aantal jaren dat er nog afgeschreven zal moeten worden. De noemer is de som van alle aantallen die in de teller zullen voorkomen. Het afschrijvingsbedrag wordt elk jaar opnieuw berekend op de beginwaarde.

Voorbeeld
U koopt een machine voor € 30.000. Als u beslist om hem af te schrijven a.d.h.v. de methode van de som der jaren, over een periode van 6 jaar, dan zal WinFakt! eerst de noemer bepalen: 6 5 4 3 2 1 = 21.
Vervolgens wordt er het eerste jaar 6/21 van de beginwaarde afgeschreven, het tweede jaar 5/21, het derde jaar 4/21, enz ...

Boekjaar
Bedrag
2014 € 8.571,43
2015 € 7.142,86
2016 € 5.714,29
2017 € 4.285,71
2018 € 2.857,14
2019 € 1.428,57


Afschrijvingen in de boekhouding

U kan een afschrijving enkel inbrengen bij aankoop van de investering. WinFakt! zal automatisch, op basis van de gekozen afschrijvingsmethode, jaarlijks de nodige boekingen doen.
Na ingave van de aankoopfactuur wordt het aankoopbedrag ingeboekt op de debetzijde van de investeringsrekening. Bij het voorbeeld van de machine kan dat rekening '230000 Installaties, machines en uitrusting' zijn.
Vervolgens wordt er jaarlijks, op het einde van het boekjaar, een afschrijving geboekt. Dit gebeurt op de debetzijde van de dotatierekening (bvb. '630220 Afschrijvingen op materiële vaste activa - installaties en machines') en op de creditzijde van de afschrijvingsrekening (bvb. '230900 Geboekte afschrijvingen op installaties, machines en uitrusting').
Deze boekingen worden zichtbaar als u de boekhouding aanmaakt in WinFakt!, dit doet u via het menu Boekhouding - Bestand van de algemene boekingen openen. In dit scherm klikt u op de eerste knop (de blauwe pijl) in de knoppenbalk.


Rapporten

Via het menu Rapportering - Rapporten kan u drie verschillende rapporten opvragen, in de onderstaande tabel bespreken we kort welke info u in welk rapport zal zien.
Het is tevens mogelijk om de rapporten op te vragen via het hoofdmenu Rapporten - Afschrijvingen.

Rapport Korte uitleg
Afschrijvingen In dit rapport ziet u een overzicht van alle afschrijvingen.
Afschrijvingen per periode Dit is een uitbreiding op het rapport 'Afschrijvingen'; in dit rapport kan u de afschrijvingen uit een bepaalde periode opvragen.
Afschrijvingen per periode per aanschafdatum Dit is een extra uitbreiding op het rapport 'Afschrijvingen'; in dit rapport kan u filteren op een bepaalde periode én op de aanschafdatum.