Vragen en oplossingen!

Vragen en oplossingen!

Onderwerpen in deze helpfile

Automatische herinneringen

Via de module 'Automatische herinneringsbrieven' kunt u met 1 simpele klik alle klanten met onbetaalde en/of vervallen facturen een herinneringsbrief sturen.

Instellingen

De instellingen roept u via het hoofdmenu Instellingen en vervolgens klikt u op het menu 21. Instellingen herinneringen.
In deze helppagina richten we ons vooral op de rubriek Automatische uit de instellingen, de uitleg over de andere instellingen kan u terugvinden in de helppagina over de manuele herinneringen.



We zullen de verschillende instellingen hieronder even in detail toelichten:

Algemeen
1ste, 2e, 3e, 4e herinnering vanaf ... dagen: hier bepaalt u vanaf welke dag na de factuurdatum of vervaldatum een volgende herinnering gestuurd wordt.
In de rubriek Algemeen (in de menu-balk aan de linkerkant) kan u instellen of de herinneringen verwerkt worden vanaf de vervaldag of niet.
Wanneer u de instelling "Herinnering verwerken vanaf vervaldag" niet aanvinkt, dan wordt het aantal dagen geteld vanaf de factuurdatum.

Extra
Herinneringen in opeenvolgende sequentie: standaard is deze instelling aangevinkt, d.w.z. een klant krijgt eerst een eerste herinnering, vervolgens een tweede herinnering, ... Door deze instelling af te vinken kunt u een klant een tweede herinnering sturen zonder dat er eerst een eerste herinnering geweest is. WinFakt! zal niet meer controleren of de klant de vorige herinnering al gehad heeft, maar zal enkel nog kijken naar het aantal dagen.

Bv. een factuur met vervaldatum 31/01/2014; als je de automatische herinneringen voor de eerste keer laat lopen op 05/04/2014 en de instelling is niet aangevinkt, dan zal de klant dadelijk een tweede herinnering krijgen.

Groeperen per klant op hoogste herinnering?: standaard is deze instelling afgevinkt, d.w.z. een klant kan een eerste, tweede, ... herinnering krijgen op dezelfde dag voor verschillende facturen. Als u deze instelling aanvinkt, dan worden alle openstaande facturen verzameld op de 'hoogste' herinnering.

Bv. een klant heeft drie openstaande facturen; voor twee facturen krijgt hij vandaag een eerste herinnering en voor één factuur krijgt hij al een tweede herinnering. Als u deze instelling aanvinkt en u laat vandaag de automatische herinneringen lopen, dan zal de klant één herinnering krijgen, nl. een tweede herinnering. Op deze herinnering vindt hij de drie openstaande facturen terug.
WinFakt! zal echter wel bijhouden dat deze klant voor de twee eerste facturen nog maar een eerste herinnering gehad heeft.

Herstart afdruk na pagina: hier geeft u in na hoeveel pagina's de spooler van de printer gereset wordt, dit wordt gedaan om geen onderbrekingen of fouten in de wachtrij van de printer te creëren. Standaard staat deze instelling op 100 pagina's.

Als u klaar bent met de instellingen, dan klikt u rechtsonder op de knop Opslaan om de wijzigingen te bewaren.



Automatische herinneringen afdrukken

U kan dit op twee manieren oproepen:
- ofwel klikt u in de Verkoop1 op het menu Verkoop en vervolgens op het menu Automatische herinneringsbrieven afdrukken



- ofwel klikt u in de knoppenbalk van de Verkoop1 op het pijltje naar beneden, dit pijltje vind u rechts van de knop Herinnering afdrukken.



Vervolgens zien we het scherm zoals in de onderstaande afbeelding.
Let op: als er geen nieuwe herinneringen klaar staan, dan zullen we een leeg scherm zien.



In dit scherm zullen we de vier aparte onderdelen even kort bespreken.
- rode kader: dit is een overzicht van de openstaande facturen waarvoor er herinneringen aangemaakt worden, in het eerste veld op elke regel ziet u welke herinnering het is (1e, 2e, ...).
- blauwe kader: via deze knop kan u de vorige aangemaakte herinneringen inladen, d.w.z. u drukt een exacte kopie van de herinnering(en) af, juist zoals u ze voor de eerste keer afdrukt.
- groene kader: hiermee drukt u het bovenstaande overzicht af (een lijst van de opgenomen facturen voor deze herinneringen)
- paarse kader: een samenvatting (hoeveel herinneringen, welk is het totale bedrag van de openstaande facturen voor deze herinneringen, hoeveel staat er nog open van dit bedrag en hoeveel van dit bedrag is vervallen)

Nadien klikt u op de knop Volgende, het onderstaande scherm zal verschijnen.



In dit scherm kan u één van de vooraf ingestelde lay-outs kiezen voor de herinneringen. Standaard wordt de lay-out die voldoet aan de ingestelde voorwaarde gekozen.
De lay-out en de voorwaarde kan u instellen via het sub-menu 'Lay-out' en 'Volgorde lay-outs' in het menu Instellingen - 21. Instellingen herinneringen.

Als laatste stap kiest u wat wil doen met de herinneringen: afdrukken naar de printer, elke herinnering opslaan als een PDF-bestand of de herinneringen versturen via e-mail.
Desgewenst kan u nog eerst een voorbeeld van ofwel één herinnering of ofwel alle herinneringen opvragen om te controleren of alles juist ingesteld is.

Nadien drukt u op de knop Start om de automatische herinneringen aan te maken. U zal het onderstaande scherm zien.



Als de herinneringen aangemaakt zijn, dan krijgt u nog de vraag "Wil je het overzicht van de herinneringen bekijken?".
Kiest u Ja, dan genereert WinFakt! nog een rapport waarin u ziet welke herinneringen deze keer aangemaakt zijn. Per type herinnering (1e herinnering, 2e herinnering, ...) krijgt u een overzicht.