Vragen en oplossingen!

Vragen en oplossingen!

Onderwerpen in deze helpfile

Documenten mailen

Met deze module kan u niet alleen verkoopsdocumenten vanuit WinFakt! opslaan als PDF en/of mailen, maar ook resultaten van rapporten.

Mail instellingen

Voor u van start kan gaan met het versturen van mails, moet u enkele gegevens instellen.
WinFakt! voorziet voor u een eigen e-mail account, zodat u niet afhankelijk bent van een extern mailprogramma zoals bv. Outlook.

Open in WinFakt! menu Instellingen >> 17. Instellingen WinFakt! Mail




Account

E-mail adressen

Instelling Korte uitleg
Mailen via hier kan u kiezen via welke mailprogramma uw documenten vanuit WinFakt! verstuurd worden.
U kan kiezen uit volgende mogelijkheden (zie *)
WinFakt! mail * indien u geen outlook hebt, kan u kiezen voor WinFakt!, in dit geval dienen de andere gegevens ook mee ingevuld te worden.
Outlook * gebruikt u reeds outlook dan kiest u voor deze optie en moet u verder niets meer invullen.
Standaard * indien u gekozen heeft voor WinFakt! en alle gegevens correct ingevuld zijn, maar krijgt u toch geen mails verstuurd, dan kan u kiezen voor deze optie.
WinFakt! (2) * indien u gekozen heeft voor WinFakt! en alle gegevens correct ingevuld zijn, maar krijgt u toch geen mails verstuurd, dan kan u kiezen voor deze optie.
E-mail in dit veldje vult u het e-mailadres in waar uw contactpersonen u op kunnen bereiken. Het veldje ernaast vult u de firmanaam of de naam in die de klanten mogen zien.
CC (Carbon copy)hier kan u een e-mailadres invullen waarnaar een kopie van uw mail verstuurd wordt. Dit e-mailadres kunnen de geadresseerden zien.
Bcc (Blind carbon copy) werking idem als cc maar dit e-mailadres kunnen de geadresseerden niet zien. Hiermee kan u meerdere personen in de correspondentie betrekken zonder dat de ontvanger dat weet.

Server instellingen:

Instelling Korte uitleg
E-mail provider hier kan u de keuze maken met welke e-mailprovider of internetprovider u de mails wenst te versturen. U kan kiezen uit volgende mogelijkheden:
Andere, Gmail, Hotmail, Microsoft Live, Mobistar ADSL, Scarlet, Skynet, Tele2 en Telenet.
WinFakt! vult automatisch de gegevens in die bij de gewenste e-mailprovider horen. U dient enkel de juiste login gegevens in te vullen (bij het kiezen voor Telenet of Skynet is dit zelfs overbodig).
Uiteraard is het mogelijk om zelf de inkomende en uitgaande e-mailserver in te vullen als u voor Andere kiest.
Uitgaande mailserver Hier geeft u de mailserver in van uw internetprovider. WinFakt! gebruikt deze daarna om mails te versturen.
Inkomende mailserver Net zoals een uitgaande mailserver, bestaat er een server voor uw inkomende mails.
Poort De poort van uw pc waarlangs uw e-mails worden verstuurd.
Nadat de gegevens correct ingevuld zijn, kan u vanuit WinFakt! mailen.


Template

Het is ook mogelijk om standaardteksten in uw e-mails te voorzien.




E-mail template:

Instelling Korte uitleg
E-mail template De template bestaat uit volgende delen die u naar wens kan invullen. U bent dus niet verplicht om alle delen in te vullen.
Onderwerp In de onderwerpregel van de e-mail wordt ingegeven waarover het bericht gaat. Verstuur nooit een e-mail zonder onderwerp.
Bericht Hier komt uw standaard tekst
Handtekening Vaak bevat zo'n handtekening uw contactgegevens en eventueel een logo. Wenst u een logo toe te voegen dan dient u volgende formule te gebruiken:

De ontvanger van de mail zal uw logo zien in plaats van de formule.
Voorbeeld:


Met vriendelijke groet,
WinFakt! Team
Telefoon: 014/322.322

Bijlage Het is mogelijk om hier een vaste bijlage toe te voegen zoals verkoopsvoorwaarden (best in PDF) of een actie/mededeling. Uiteraard is het mogelijk om bij het versturen van een e-mail deze bijlage af te vinken zodat die niet verstuurd wordt.


Mailen met standaard tekst per soort document

Het is ook mogelijk om per soort document een andere standaard tekst te gebruiken.
In dit geval, wordt het bericht niet uit de template via de instellingen opgeroepen enkel handtekening en bijlage.
Schrijf uw standaard tekst in een tekstverwerkingsprogramma zoals Wordpad.
Als titel geeft u factuur.txt indien dit bij een factuur moet verzonden worden, offerte.txt indien het bij een offerte verzonden moet worden, enz..
Bewaar het document op volgende locatie: in uw WinFakt map (in meeste gevallen staat die op de C:\ schijf) opent u map Dos_1.smd en daarna map 1 Vb: C:\Winfakt\Dos_1.smd\1\

Opmerking: werkt u met verschillende paswoorden dan kan u dit per paswoord instellen. Elk paswoord kan dus een andere tekst gebruiken.
Stel dat je voor het 2de paswoord dit ook wilt instellen dan herhaalt u hogergenoemde stappen, maar bewaart u het niet in map 1 maar map 2, vb: C:\Winfakt\Dos_1.smd\2\
Dus map 1 is voor het eerste paswoord, map 2 is voor het tweede paswoord, map 3 is voor het derde paswoord, enz...


Afdrukresultaten mailen

U heeft 2 mogelijkheden om een document vanuit WinFakt! te mailen.

Mogelijkheid 1: Nieuw document

U maakt een nieuwe document aan via Verkoop.
Vult de gewenste klant en artikelen in en klikt vervolgens op het printer-icoontje om verder te gaan naar het 2de scherm.
Hier vult u uw document verder aan en vervolgens kiest u voor versturen via e-mail (3de knop rechts)


Mogelijkheid 2: Bestaande documenten

In het hoofdknoppenbalk klikt u op het icoontje Verkoop1.
Vervolgens gaat u op het gewenste document staan en klikt u op het icoontje bekijken uit de knoppenbalk van het overzicht.
Nu kiest u voor het versturen via e-mail (3de knop rechts)


Afdrukresultaten opslaan als PDF

U kan ook documenten omzetten naar PDF-formaat. Dit kan een handige tool zijn als u bijvoorbeeld uw documenten op een externe harde schijf wilt opslaan.

Om uw documenten te bewaren als PDF volgt u dezelfde stappen als hierboven beschreven. Enkel klikt u niet op de knop Versturen via email, maar op de knop Opslaan als PDF-bestand

Het document verschijnt in een kader op uw scherm. Kies in het menu Bestand(File) en Opslaan als(Save as) om het document te bewaren op gewenste locatie.


E-mail versturen

Als u gekozen heeft voor het versturen via e-mail dan opent WinFakt! de mail met in bijlage het document in PDF.

Opmerking: indien u voor Outlook gekozen heeft dan opent WinFakt! de mail in Outlook.
U ziet dus volgend scherm



Indien in de klantenfiche het e-mail ingevuld staat, zal WinFakt! dit overnemen, maar u kan het nog steeds in dit e-mail invullen/veranderen of met het icoontje een e-mailadres van andere klant selecteren.
Onderwerp en bericht worden van de template overgenomen. Uiteraard kan u, indien u geen gebruik maakt van template, zelf nog alles aanvullen.
Het document komt dus automatisch in bijlage. Hier heeft u de mogelijkheid om nog extra bijlagen toe te voegen of bestaande af te vinken zodat die niet verstuurd wordt.
Klik op Verzenden om e-mail te versturen.
Opmerking: Indien u graag nog de e-mailinstellingen wenst te veranderen dan klikt u op het icoontje schakelaar (links onder) .


Controle of e-mails verzonden zijn

Indien u gekozen heeft voor Outlook, dan kan u in Outlook bij vezonden berichten dit nazien.
Indien u niet voor Outlook gekozen heeft dan kan u in WinFakt! via menu Open >>Verzonden e-mails dit nagaan.





De verschillende statussen

In het venster van verzonden E-mails ziet u in de kolom status verschillende getallen staan. Elk getal is gelijk aan een bepaalde status. We overlopen de verschillende statussen voor u:

Status Korte uitleg
0 Mail is nog niet verstuurd naar programma wfMail
1 Geen verbinding met outgoing mailserver
2 Er is een fout opgetreden bij het versturen van de mail
9 Mail is succesvol verzonden