Vragen en oplossingen!

Vragen en oplossingen!

Onderwerpen in deze helpfile

Inbrengen van klanten/leveranciers

Hoe breng ik een klant/leverancier in?

Voor alle onderdelen kan u gegevens toevoegen met de knop "Inbrengen". Aanpassen van gegevens gebeurt met de knop "Veranderen", op voorwaarde dat de regel die u wilt wijzigen in het overzicht geselecteerd is. Vervolgens verschijnt een venster waar u alle details kunt inbrengen of aanpassen.

De opbouw van het inbrengvenster voor klanten en leveranciers is nagenoeg hetzelfde en komt hieronder uitgebreid aan bod. Merk op dat er kleine verschillen zitten tussen klanten en leveranciers.
Klik eenmaal met de linkermuisknop op de knop "Inbrengen" in het hoofdvenster klanten/leveranciers. Het volgende venster verschijnt:



Als u met de linkermuisknop in een veld klikt, wordt dit veld actief. Zodra de cursor in het gewenste veld staat, kunt u de gegevens ingeven. WinFakt! zet automatisch de eerste letter in hoofdletter. Indien u naar een volgend veld wilt, kunt u met de muisknop het veld selecteren of met de toetsen 'TAB' of 'ENTER' naar het volgende veld gaan. Niet alle velden moeten ingevuld worden.
Via functietoets F3 van uw toetsenbord (of klikken op rechtermuisknop -> lijst van dit veld) bekomt u de bestandslijst voor dat veld (indien van toepassing).



Bespreking van de verschillende velden


Hieronder bespreken we voor u elk veld en haar betekenis:

Velden Functie
Klant/Leveranciernummer Elke klant krijgt een uniek nummer. Het eerste klantnummer is standaard 10000, het eerste leveranciernummer 20000. U kunt ook zelf instellen met welk nummer u wil starten. De volgende klanten en leveranciers krijgen respectievelijke 10001,.. en 20001,.. als volgnummer.
Actieve klant/leverancier? We raden af om klanten en leveranciers uit het systeem te verwijderen (zeker als u reeds een document voor die klant gemaakt hebt). Met deze keuze geeft u aan of de klant/leverancier nog actief is of niet. Maw: koopt de klant regelmatig iets (koopt u regelmatig aan bij de leverancier), of niet.
Benaming Dit veld bevat de naam van de klant/leverancier. U kunt zelf een naam kiezen, maar bij voorkeur vult u hier de naam van het bedrijf in. WinFakt! zorgt er zelf voor dat de eerste letter een hoofdletter is. U krijgt eventueel nog een seintje als de naam al in het bestand is ingegeven, indien deze functie geactiveerd is.

Let op: Het onderdeel in het venster dat de kerngegevens van de klant/leverancier bevat, bestaat uit negen verschillende tabs. Dit wil zeggen dat u voor 1 klant/leverancier tot negen verschillende facturatie- en leveringsadressen, adressen, contactpersonen, enz. kunt toevoegen.
Adreslijn 1 Vul de straatnaam, het huis- en eventueel het busnummer in.
Adreslijn 2 Stel dat u een klant/leverancier heeft die bestaat uit meerdere diensten, bvb. boekhouding, logistiek, etc. , dan kunt u de betreffende diensten in de extra adreslijn plaatsen.
Of u kan dit ook gebruiken voor een extra plaatsbepaling toe te voegen aan het adres, bv. Campus Zuid.
Plaats en Land De velden "Plaats" en "Land" worden uiteraard gebruikt voor de adresgegevens van de klant/leverancier. Wanneer u de gemeente ingeeft, zorgt WinFakt! zelf voor de postcode en omgekeerd.

Let op: Indien u meerdere adressen hebt toegevoegd, kunt u tijdens het aanmaken van verkoopdocumenten kiezen welk adres het facturatie- of leveringsadres moet zijn.
Contactpersoon In dit veld kunt u de naam van uw contactpersoon bijhouden. U kunt hier ook weer per dienst of adres een andere contactpersoon invullen.
Telefoon, fax en GSM Deze velden kunt u gebruiken om, per adres en contactpersoon, de gewenste telefoon-, fax- en GSM-nummers bij te houden.

Let op: Indien deze velden niet volstaan, of als er algemene telefoongegevens bijgehouden moeten worden, kunt u deze invullen in de extra telefoonvelden.
E-mail Hierin kunt u het e-mailadres van de klant/leverancier plaatsen. Door op het envelopje naast het e-mailadres te klikken, kunt u rechtstreeks een e-mailbericht versturen naar deze klant/leverancier.
Referentie Het veld "Referentie" is een vrij veld waarin u bijvoorbeeld de naam kunt zetten van de persoon die u in contact bracht met deze klant/leverancier of de sector waarin deze klant/leverancier zich bevindt.
Extra telefoon 1 t.e.m. 4 In deze velden kan u extra telefoonnummers van bv. magazijn, ... bijhouden.
BTW nr. Als het om een Belgische klant/leverancier gaat, begint het BTW-nummer steeds met BE. Deze 'BE' en de puntjes tussen de cijfers worden automatisch ingevuld wanneer u het veld weer verlaat. WinFakt! controleert dan of het nummer correct is. Is dit niet het geval, dan krijgt u een opmerking. Het nummer kunt u vervolgens wissen, wijzigen of ongewijzigd laten. Mocht het BTW-nummer reeds in een andere klanten- of leveranciersfiche staan, dan krijgt u een melding dat het al aan een bepaalde klant/leverancier toebehoort. Voor particulieren laat u het BTW-nummer simpelweg leeg.
Ondernemingsnr.
  • Is de klant is BTW-plichtig: dan vult u onder BTW-nummer de klant zijn BTW-nummer in en laat u Ondernemingsnummer leeg (want het BTW-nummer = het Ondernemingsnummer)
  • Is de klant niet BTW-plichtig (bijvoorbeeld bepaalde VZW's): dan laat u de BTW-nummerr leeg en vult u het Ondernemingsnummer in bij Ondernemingsnummer
Let op: Het BTW- en het ondernemingsnummer worden enkel gecontroleerd wanneer het veld "Land" leeg is of wanneer u in dat veld "Belgie" invult.
Banknummer (enkel voor leveranciers) Bij het ingeven van het rekeningnummer wordt door WinFakt!, net zoals bij het BTW-nummer, gecontroleerd of het nummer correct is. Dit is enkel van toepassing op Belgische rekeningnummers. De schuine strepen tussen de getallen van de rekeningen worden door het programma automatisch toegevoegd.
Standaard BTW-regime voor deze klant/leverancier Selecteer het BTW-regime dat standaard van toepassing is.
IBAN / BIC / Mandaatnr / Dom type Deze velden worden gebruikt als u domiciliëringen van klanten gaat doorsturen. Meer info leest u in het hoofdstuk over de export van domiciliëringen.

Let op: Dit is enkel mogelijk als u met de module "Export naar Isabel" werkt.
Munt Als u met de module "Multitalen" werkt, kunt u per klant/leverancier selecteren in welke valuta de verkoopdocumenten opgemaakt moeten worden.

Let op: Bij het gebruik van andere valuta moet u steeds vooraf de koers ten opzichte van de euro controleren en instellen, want WinFakt! blijft in euro's rekenen en de koers schommelt dagelijks.
Taal In het veld "Taal" bepaalt u in welke taal de documenten van deze klant/leverancier afgedrukt moeten worden. Dit is enkel van toepassing als u met de module "Multitalen" werkt.
Geblokkeerd? (enkel bij klant) Als een klant niet kredietwaardig is, kan u zelf ook instellen dat er geen verkoopdocumenten meer aangemaakt mogen worden. U vinkt dan het veld "Geblokkeerd?" aan tot de klant terug in regel is met zijn betalingen. Het zal vervolgens ook niet mogelijk zijn om een verkoopdocument op te stellen voor deze klant.
Kredietlijn Klanten of uw bedrijf kunnen natuurlijk niet eindeloos op krediet bestellen. U hebt in WinFakt! de mogelijkheid om een bepaalde kredietlimiet te geven aan uw klant, of om de kredietlimiet bij te houden die de leverancier u toekent. Als u hierin een bedrag plaatst, zal WinFakt! tijdens het aanmaken van een document voor die klant/leverancier een seintje geven indien de kredietlijn overschreden werd.

Voorbeeld: Voor een bepaalde klant is de kredietlijn 25,00 euro. Als de som van de openstaande facturen meer dan 25,00 euro is, verschijnt de naam en het openstaande saldo in het rood naast het klantnummer op het moment dat u een verkoopdocument wilt maken. U kunt dan kiezen of u de klant al dan niet laat bestellen.
Betalingstermijn U kunt per klant/leverancier de betalingstermijn instellen. Standaard worden 0 dagen toegekend. Dit veld wordt door WinFakt! gebruikt om te bepalen welke facturen onbetaald zijn gebleven en voorbij vervaldatum zijn.
Einde maand? Naast de betalingstermijn kunt u instellen dat die termijn verlengd wordt naar het einde van de maand.

Voorbeeld: De factuurdatum staat op 21 juli en de klant heeft een betalingstermijn van 30 dagen einde maand. Vervolgens wordt de vervaldatum op het einde van de volgende maand gezet.

Standaard korting U kunt per klant afzonderlijk een standaard kortingspercentage toekennen. Deze korting zal automatisch ingevuld worden wanneer u voor deze klant een verkoopdocument aanmaakt. U kunt dan de korting nog wijzigen indien u wilt. Bij leveranciers kunt u bijhouden welke standaardkorting u krijgt van uw leveranciers.
St. korting contant Per klant kunt u ook een 'Standaard korting contant' toekennen, bij contante betaling. Dit percentage wordt automatisch ingevuld bij het aanmaken van een nieuw verkoopdocument, op naam van deze klant. De korting en de datum zijn nog aanpasbaar op het moment dat het verkoopdocument wordt aangemaakt. Uiteraard geldt dit ook voor uw korting contant bij uw leverancier.
Tot herinnering (enkel bij klanten) Met deze instelling kunt u per klant definieren tot en met welk type herinnering een klant kan toegestuurd worden.

Voorbeeld: Een klant is een zeer goede kennis van u en hij betaalt uiteindelijk altijd wel zijn openstaande facturen, maar is nogal vergeetachtig. Stel dat deze klant een eerste herinnering werd toegestuurd, zonder gevolg, dan zal WinFakt! automatisch een 2de herinnering voorstellen op het moment dat u herinneringen wilt afdrukken. U kunt zodoende bij deze klant instellen dat hij altijd een vriendelijke eerste herinneringsbrief krijgt.

Standaard prijs (enkel bij klanten) U kunt per artikel verschillende prijscategorieën, ook wel staffelprijzen genoemd, instellen naar gelang het aantal artikelen die in een keer besteld worden. In het veld "Standaard prijs" staan de verschillende prijscategorieën die gekoppeld kunnen worden aan een klant. Bijvoorbeeld "End User", "Dealer 1+", etc. Om de categorie in te stellen, klikt u in het veld en kiest u de gewenste categorie. Wanneer een artikel gekoppeld is aan een prijscategorie wordt automatisch de correcte prijs voorgesteld bij aanmaak van een verkoopdocument. Wenst u vandaag geen rekening te houden met prijscategorieën, dan kunt u zelf nog steeds de prijs aanpassen. Het gebruik van prijskolommen is niet verplicht. Het kan best zijn dat elke klant dezelfde prijs krijgt. Gebruik dan de standaardwaarde ("End User") voor elke klant.
Standaard dagboek Als u 1 onderneming hebt met verschillende activiteiten/departementen, kunt u klanten aan verschillende dagboeken/journalen gaan toewijzen. Nadat de verschillende dagboeken ingesteld zijn, kunt u per klant selecteren welk dagboek u wenst te gebruiken. Voor meer informatie over dagboeken, kunt u terecht in het hoofdstuk "Instellingen".
Centralisatie Als grootboekrekeningnummer wordt standaard het nr. 400000 voor klanten (440000 voor leveranciers) gebruikt. Dit kan per klant gewijzigd worden in dit veld.

Let op: U kunt al deze instellingen nog veranderen bij het aanmaken van een verkoopdocument. Daarenboven is het mogelijk om zelf ook extra velden aan te maken indien u specifieke eigenschappen van een klant wilt bijhouden. Hoe u extra velden kunt aanmaken en beheren, vindt u in het gelijknamige hoofdstuk.