Vragen en oplossingen!

Vragen en oplossingen!

Onderwerpen in deze helpfile

Verkoop

Het scherm "Verkoop"

Door op de knop "verkoop" te klikken roept u het onderstaande scherm op, zo kunt u een nieuw verkoopdocument inbrengen. Het inbrengen van een verkoop kent verschillende stappen/mogelijkheden, te herkennen aan de tabbladen: Standaard, Afbeelding en Klantenkaart.
We bespreken ze hieronder voor u.





Standaard (1ste tabblad)

In de onderstaande tabel bespreken we de verschillende knoppen/velden en hun functie.

Velden Functie
Soort document: Hier kiest u het type verkoopdocument dat u wilt aanmaken.
BTW regime: Wanneer u een klant invult in het verkoopscherm wordt het BTW-regime van de klant automatisch overgenomen. Het is echter mogelijk om dit per verkoopdocument te veranderen, hierdoor verandert het BTW-regime in de klantenfiche zelf niet.
Bv. als u een factuur opstelt met artikelen, die standaard aan 21% BTW worden gefactureerd, kunt u met deze instelling bepalen dat het BTW regime gewijzigd wordt naar bv. 'verkoop binnen de EG'. U zult zien dat dit onmiddellijk een invloed heeft op de geselecteerde artikelen en bijhorende BTW-percentages. Het is belangrijk dat u eerst het BTW regime selecteert en daarna pas de artikelen toevoegt.
Prijs categorie: In deze keuzelijst bepaalt u welke prijsgroep gehanteerd wordt. Wanneer u bij het inbrengen van een klant de prijskolom 'End User' heeft ingevuld en u maakt een verkoopdocument op voor deze klant, dan zal de prijsgroep 'End User' automatisch ingevuld worden. Wilt u de klant deze keer toch een gunstigere prijs geven, kunt u zelf de prijsgroep voor dit document wijzigen of per artikel de prijzen gaan aanpassen. Meer informatie over de prijsgroepen vindt u in het hoofdstuk Artikelen.
Klant: Standaard is het zo dat als u de beginletters of -cijfers intikt van een klant er een keuzelijst getoond wordt van alle klanten die met deze letters/cijfers beginnen.

Let op: indien de klantennaam begint met een nummer dient u ook de eerste letter in te geven.
Bv. de klantnaam is "123 test" geef dan "123 t" in.

U kunt in dit veld ook op de F3-toets drukken om een lijst te krijgen van al uw klanten. Of u kan klikken op het pijltje naast het veld om meteen de hele lijst op te vragen.

U kan ook simpelweg de beginletters van een klant intikken in dit veld, WinFakt! zoekt vervolgens de correcte klant. Als er meerdere klanten gevonden zijn die beginnen met de opgegeven waarde, dan gaat hij deze klanten voorstellen in een keuzelijst.

Klanten met openstaande vervallen facturen komen in het rood te staan met het openstaande bedrag.
Nieuwe klantgegevens inbrengen
Wanneer een nieuwe klant artikelen wilt bestellen, kunt u vanuit dit venster een nieuwe klant toevoegen met behulp van deze knop. Wanneer de klant is toegevoegd, wordt deze automatisch overgenomen in dit document.
Extra info
Tijdens het aanmaken of bewerken van klanten kunt u extra informatie bijhouden in een memoveld. De informatie die u daar ingegeven hebt, kunt u hier terug opvragen met behulp van deze knop. Indien er geen extra informatie beschikbaar is, wordt de knop in het grijs weergegeven. Is de extra info wel ingevuld dan verschijnt deze knop in het geel.
Inladen
Met deze knoppen kunt u een lijst opvragen van de verkoopdocumenten van vorig boekjaar of van het huidige boekjaar voor de geselecteerde klant.
Dit is handig wanneer u bv. één of meerdere documenten van dit of vorig boekjaar wilt omzetten naar een factuur zonder dat het document zelf verwijderd wordt.

Bv. u wilt een bestelbon omzetten naar een factuur:
Als u in het veld "Klantnummer" al een klantnummer hebt ingevuld, krijgt u een lijst met alle documenten met betrekking tot deze klant. Dubbelklik vervolgens op de gewenste bestelbon die u wilt omzetten naar een factuur.
Wilt u meer bestelbons in 1 keer inladen: selecteer een bestelbon en druk op de spatiebalk. Elk document dat u met de spatiebalk selecteert, verschijnt in de nieuwe factuur van zodra u op het vinkje in de linkerbovenhoek klikt.
Per document dat u toevoegt (in ons voorbeeld een bestelbon) wordt het nummer en de datum ingevuld. Indien u geen wijzigingen wenst te doen aan de artikelen of de prijzen, kan u de factuur onmiddellijk afdrukken.

In het overzicht van alle documenten (Verkoop1) kunt u het veld "Van deze is al gemaakt" toevoegen.
In dit veld kunt u zien of een document reeds is omgezet naar een factuur en welk het bijhorend factuurnummer is.
Meer informatie over het toevoegen van velden in een tab vindt u terug op deze pagina.
Aantal: Hier vult u het aantal verkochte eenheden in die op het verkoopdocument moet komen.
Artikelnummer: Standaard is het zo dat als u de beginletters of -cijfers intikt van een artikelnummer er een keuzelijst getoond wordt van alle artikelen die met deze letters/cijfers beginnen.
U kunt in dit veld ook op de F3-toets drukken om een lijst te krijgen van al uw beschikbare artikelen.Of u kunt klikken op het pijltje naast het veld om meteen de hele lijst op te vragen.
Na het invullen van de artikelnummer worden de velden, zoals prijs, automatisch ingevuld.
U kunt alle gegevens natuurlijk nog aanpassen.
Wanneer u een artikelnummer invult dat nog niet is ingebracht in uw artikelbestand zal WinFakt! u vragen om het artikel aan te maken. Het is ook mogelijk om in dit veld op de Insert-toets te drukken om een nieuw artikel aan te maken.
Eenheid: In dit veld kunt u een beschikbaar serienummer van het geselecteerde artikel invullen, op voorwaarde dat u de stock geboekt heeft met serienummers. Tevens kan u dit veld gebruiken om info als maat, jaar, verpakkingseenheid, ... (afhankelijk van de sector) in te geven. Dit veld wordt standaard niet afgedrukt op de lay-out van de verkoopdocumenten.
Het veld is niet te verwarren met het veld "Aantal", met dit veld worden standaard géén berekeningen uitgevoerd.
Eenh.prs.: In dit veld wordt de prijs van het artikel ingevuld. Wanneer u in dit veld op de F3-toets drukt, geeft WinFakt! u een lijst met de prijzen die deze klant de vorige malen voor dit artikel betaalde. Een overzicht van de prijzen die de klanten in het verleden betaalden, vindt u in het hoofdmenu Open >> Detail van laatst verkochte artikelen.
-%: Om een klant een korting toe te kennen, kunt u in dit veld een percentage invullen. De prijzen worden op dit verkoopdocument automatisch aangepast. U kan trouwens in de klantenfiche zelf een standaard kortingspercentage ingeven voor die klant. Dit wordt dan meegenomen naar elke detailregel van het verkoopdocument.
BTW: Afhankelijk van het BTW-percentage in de artikelfiche en het geselecteerde BTW-regime wordt het BTW-percentage automatisch ingevuld. Het is mogelijk om dit zelf nog aan te passen.
Netto: Hier wordt de totale nettoprijs, exclusief BTW, ingevuld van het verkochte artikel. U kunt, juist zoals in het 'Bruto'-veld, zelf de totale nettoprijs invullen. De andere velden worden automatisch aangepast.
Bruto: Hier wordt de totale brutoprijs, inclusief BTW, ingevuld van het verkochte artikel. U kunt, juist zoals in het 'Netto'-veld, zelf de totale brutoprijs invullen. De andere velden worden automatisch aangepast.
Omschrijving: Dit veld bevat de omschrijving van het artikel. Als de omschrijving uit meerdere regels bestaat, kunt u op de F8-toets drukken om de volledige omschrijving te zien. Er verschijnt een scherm waarin u meerdere regels voor deze omschrijving kan zien/veranderen.
Wilt u het artikel opzoeken volgens omschrijving, dan kunt u op F3 drukken.

Om een regel in het vet te zetten kan u ofwel met de rechtermuisknop klikken op de detailregel en kiezen voor 'Vet'.
Ofwel kan u de regels van HTML toepassen dwz:
typ eerst "< b >" (bold) alvorens de tekst in te typen, als u de tekst terug normaal wil tonen typt u "< n >" (normal). Zo kan u ook tekst onderlijnen door "< u >" (underline) te gebruiken en "< i >" (italic) om de tekst in het cursief te plaatsen. U kan deze functies ook combineren bv. "< b u i >"
Als laatste is het ook mogelijk om een regel in het vet te zetten door gebruik te maken van de toetsencombinatie CTRL + B.

De groene 'Ok'-knop of de 'Page-Down'-toets laat u toe om de detailregel onmiddellijk in de onderstaande detaillijst te plaatsen.

Het is niet verplicht om al deze velden in te vullen. Er zijn verschillende combinaties mogelijk. Een detailregel in een verkoopdocument kan zijn:
  • een artikel uit het artikelenbestand
  • een detailregel zonder artikelnummer, maar met omschrijving en prijs
    Let op: Als u met de module 'Boekhouding' werkt, dan raden we u aan om altijd te werken met een artikelnummer. Zo kan u immers een grootboekrekening aan het artikel koppelen.
  • een detailregel zonder artikelnummer en eenheidsprijs, maar met omschrijving
  • een lege regel
  • een detailregel die wel wordt opgeslagen maar niet afgedrukt. Dit is mogelijk door de detailregel te selecteren met de spatiebalk, zodat deze grijs gekleurd wordt.
    Of: u kan met de rechtermuisknop klikken op de bewuste detailregel en de optie "Deze detailregel afdrukken?" uitvinken.

Opmerking: Stel dat u een aantal artikelen hebt toegevoegd in het verkoopvenster en dat u er nog een regel wilt invoegen. Selecteer de regel waarboven u de regel wilt invoegen en druk op de 'Insert'-toets. Vervolgens wordt er een extra regel ingevoerd.

Let op: Als u werkt met de optie 'Multi-talen' dient u ook de omschrijving per taal in te vullen in de extra velden in de artikelfiche. WinFakt! selecteert immers de omschrijving die overeenkomt met de taal uit de klantenfiche / verkoopdocument.

Voorbeeld afdruk
Met deze functie kunt u, tijdens de aanmaak van het document, een voorbeeldafdruk op het scherm tonen. Let op: dit is enkel een voorbeeld afdruk, het document wordt hiermee niet opgeslagen.

Prijscalculatie wizard
De prijscalculatie wizard helpt u een meer gedetailleerde prijsofferte te maken. Meer informatie vindt u in het gelijknamige hoofdstuk.
Frequentie instellen
Met de module "frequentiedocumenten" bepaalt u met welke frequentie dit document aangemaakt moet worden. Bv. indien u met onderhoudscontracten werkt, is het mogelijk om wekelijks/maandelijks/jaarlijks automatisch een nieuw document voor onderhoud te voorzien voor de geselecteerde klant. Meer informatie over dit onderdeel vindt u op deze pagina.
Taal instellen
Met deze knop bepaalt u in welke taal het verkoopdocument wordt afgedrukt.
Let op: hiervoor is de module 'Multitalen' vereist, standaard zijn alle documenten in WinFakt! in het Nederlands.

Opmerking: Als u verkoopdocumenten wenst af te drukken in een andere taal, dan moet u ook de artikelen voorzien van een extra omschrijving in die taal. Dit kan in de extra velden van het artikel. Indien dit correct werd ingesteld, wordt de omschrijving van het artikel in de geselecteerde taal afgedrukt.
Munt instellen
Dit veld is enkel bruikbaar als u met de module "Multivaluta" werkt. U bepaalt hier in welke munteenheid het verkoopdocument wordt opgemaakt. De koers van de gekozen munt op het moment van aanmaak wordt mee opgeslagen in het verkoopdocument.

Let op! Bij het gebruik van andere valuta moet u steeds vooraf de koers, ten opzichte van de euro, controleren en instellen, want WinFakt! blijft in euro's rekenen en de koers schommelt dagelijks. Welke munt u hier ook kiest, WinFakt! boekt het verkoopdocument intern steeds in de hoofdmunt.
Aankoop per stuk
Onderaan vindt u nog een samenvatting van de aankoopprijs per stuk, de winstbedragen en verkoopprijs inclusief en exclusief BTW. Wilt u niet de aankoopprijzen zichtbaar zijn, dan klikt u op het groene knopje, links naast 'Aankoopprijs per stuk', tot de knop in een klein verbodsbord verandert.




Afbeelding (2de tabblad)

U kan ook een afbeelding toevoegen aan uw verkoopdocument, dat doet u op volgende wijze:
Selecteer een artikel in de lijst en klik op de tab "Afbeelding". Vervolgens krijgt u in de derde sectie de foto van dat specifieke artikel te zien, met onderaan de naam van de afbeelding en de locatie. De foto is natuurlijk enkel zichtbaar als u een foto hebt toegevoegd aan het artikel. De knop, links boven de foto, zorgt er voor dat u de afbeelding kunt uitrekken of niet.





Klantenkaart (3de tabblad)

U kunt in WinFakt! gebruik maken van een klantenkaart die, per klant, de vorige aankopen bijhoudt.
U kunt onze medewerkers laten instellen:
  • dat u kunt werken met de klantenkaart of niet
  • hoeveel procent korting u op de klantenkaart toestaat
  • bij welk type verkoopdocument u met de klantenkaart wilt werken. Dit kan in principe op elk document.
  • wat u opgeteld wilt zien.

Het is bvb. mogelijk om zowel gewone goederen aan 21% als goederen aan 6% BTW verkoopt. U kunt er dan voor kiezen om alleen de totalen voor de goederen aan 21% BTW op de klantenkaart te laten zetten. Op deze artikelen kunt u de klant dan, na een bepaald aantal aankopen, een korting geven.

Omdat het instellen van de klantenkaart een gevorderd inzicht in WinFakt! vergt, vragen wij u, wanneer u de klantenkaart wilt instellen, om contact op te nemen met onze technische dienst. Zo ben u er van verzekerd dat de instellingen snel en correct gewijzigd worden.



Verkoopdocument afdrukken-scherm

Als u uw verkoopdocument wilt afdrukken krijgt u eerst nog linksstaand "afdruk"-scherm waar u bepaalde zaken kunt instellen. We overlopen met u de verschillende velden en mogelijkheden.




Nummer: Hier ziet u de documentnummering die zal gehanteerd worden voor dit verkoopdocument
Datum geef hier de datum in waarop het verkoopdocument gemaakt is
vervaldag Hier kunt u een datum opgeven waarop het factuur vervalt
Leverdatum geef hier desgewenst de leverdatum in
Korting contant bij betaling voor U kunt de klant belonen met een bepaald percentage korting als hij betaald voor een door u bepaalde datum. Op die manier stimuleert u klanten om tijdig te betalen.
Voorschot Indien u de module voorschotverwerking heeft kunt u hier ingeven hoeveel het voorschot bedraagd
Dagboek Werkt u met de module dagboeken kunt u kiezen op welke dochteronderneming deze factuur geboekt moet worden.
Klant Dit is de klant voor wie de factuur bestemd is. WinFakt! vult deze automatisch in
Leveringsadres Heeft u bij het ingeven van de klant verschilende adressen opgegeven, dan kunt u door te klikken op dit veld een keuze maken uit de verschillende adressen van deze klant
Facturatieadres Net zoals bij het veld "leveringsadres" kunt u ook voor het facturatieadres hier een keuze maken uit de verschillende beschikbare adressen van de klant
Commentaar afdrukken Geef hier een commentaarregel in die u op de factuur wenst af te drukken. Standaard is deze in WinFakt! "Dank u voor uw prijsaanvraag"
Commentaar niet afdrukken Dit veld is voorzien voor commentaar of geheugensteuntjes voor uzelf. Let op: deze commentaar komt dus NIET op de factuur van de klant te staan.
betaling boeken betaalt de klant meteen bij overhandiging van de factuur dan kunt u de betaling al reeds boeken door deze optie aan te vinken.(opgelet: hiervoor heeft u de module bank nodig)
Voorraad afboeken Heeft u de module voorraadbeheer dan kunt u deze optie aanvinken als u de voorraad van de verkochte artikelen ook al meteen wilt afboeken.
kosten/opbrengsten inbrengen Met de module kosten/opbrengsten-calculatie kunt u deze verkoop meteen inbrengen in het kosten/opbrengstenschema
Afdrukken met lay-out Heeft u verschillende verkoopdpcumenten lay-out, dan kunt u hier een keuze maken
Aantal afdrukken Hier kunt u een hoeveelheid afdrukken kiezen.

Klik vervolgens op Afdruk op scherm, Afdrukken naar printer, versturen via e-mail of opslaan als PDF-bestand om de factuur op te slaan en af te drukken/mailen..