Hoe lang moet ik mijn documenten bewaren?

  • Blog
dinsdag 24 mei 2022

Om een gestructureerde boekhouding te creëren, zowel thuis als voor je zaak, is het belangrijk om rekening te houden met de bewaartermijn van je documenten. Wie weet kan je een hele stapel paperassen weggooien of ga je best snel op zoek naar dat ene belangrijke formulier. Ontdek hoe lang je welke documenten moet bijhouden en waarom.

Loonfiches bewaren

In principe moet je zowel je maandelijkse als jaarlijkse loonfiches 10 jaar bijhouden. De overheid raadt echter aan om de jaarlijkse versies tot aan je pensioen te bewaren, samen met het jaarlijks uittreksel van de Federale Pensioendienst (FPD). Zo beschik je steeds over alle bewijzen dat je deze rechten hebt opgebouwd en de juiste gegevens voor de pensioenberekening.

Fiscale documenten bewaren

Om te vermijden dat je bij een controle van je personenbelasting, vennootschapsbelasting of btw in je paperassen moet graven naar verloren documenten, bewaar je de kopie van je belastingaangifte best meteen op een veilige plaats. Die moet je tenminste 7 jaar bewaren: tot het einde van het zevende jaar dat volgt op de belastbare periode.

Dat geldt ook voor de kopieën van de bewijsstukken die daarmee gepaard gaan:

  • Loonfiches
  • Boekhouding
  • Facturen
  • Attesten
  • Bankdocumenten

TIP: Je bank bewaart je digitale rekeningafschriften gedurende 10 jaar, maar daarna verdwijnen ze. Banken zijn volgens de privacywetgeving namelijk verplicht om deze documenten te verwijderen. Hou dus ook zelf kopieën bij van je rekeningafschriften.

Heb ik een boekhouder nodig?

Facturen bewaren

Facturen gelden als bewijs van betaling of als bewijs dat een andere partij je nog geld verschuldigd is. De wettelijke bewaartermijn verschilt echter per type factuur. En onthoud: zodra deze termijn verstreken is, is het document ook geen geldig bewijsstuk meer. Toch raadt de overheid aan om alle facturen 10 jaar te bewaren, maar voor wie de exacte wettelijke bewaartermijn wil kennen, volgt hier een handig overzicht:

1 maand

Kastickets met kleine bedragen

Die zijn vooral handig als aankoopbewijs in geval van schade of diefstal, of als je een product wil omruilen of laten terugbetalen. In het algemeen geldt dat dit enkel kan binnen de 14 dagen na aankoop met voorlegging van het ticket.

6 maanden

Rekeningen van restaurants en hotels

1 jaar

Transportfacturen en deurwaarderskosten

2 jaar

  • Facturen en betaalbewijzen van nutsvoorzieningen, zoals gas, water, elektriciteit en wifi
  • Betaalbewijzen van medische kosten
  • Betaal- en garantiebewijzen van meubels en elektrische apparaten (de wettelijke garantietermijn van deze producten bedraagt ook minimaal 2 jaar)

5 jaar

  • Facturen en honoraria van notarissen en erelonen van advocaten
  • Bankdocumenten
  • Kwitanties van hypothecaire leningen of kredieten
  • Huurcontracten en -betalingen

10 jaar

Alle facturen die met (ver)bouwen te maken hebben, meestal in de vorm van facturen en contracten voor onroerende goederen, aannemers en architecten, moet je 10 jaar bewaren.

  • Verhuis je? Dan mag je facturen van werken en keuringen zelf bijhouden, maar een groot deel van de andere documenten hoort bij de woning die je achterlaat. Bouwplannen, elektriciteitsschema's, keuringsattesten en dergelijken moet je dus overdragen aan de nieuwe eigenaar.


Online of offline factureren?

Persoonlijke en familiale documenten bewaren

Ook documenten die niets te maken hebben met je professionele activiteiten kunnen van belang zijn in juridische kwesties, zoals de documenten over je afstamming, samenlevingsvorm of opleiding. Afhankelijk van het specifieke document gaat het om een relatief korte tot levenslange bewaarperiode:

2 jaar

Gezinsuitkeringen en afhoudingen voor de sociale zekerheid

5 jaar

Werkloosheidsuitkeringen en betaalbewijzen van alimentatiegeld

Levenslang

  • Geboorte-, adoptie- of erkenningsakten
  • Diploma's en professionele titels
  • Documenten over je (verleden) samenlevingsvorm, zoals een samenlevings- of huwelijkscontract, een trouwboekje of echtscheidingsvonnis
  • Je globaal medisch dossier, bestaande uit je gezondheids- en inentingsboekje, bloedgroep, de uitslagen van analyses en onderzoeken, röntgenfoto's en het boekje van het ziekenfonds
  • Notariële akten, schenkingsakten, testamenten en andere documenten met betrekking tot de nalatenschap

Een notariële akte kwijtgeraakt? Gelukkig bewaart je notaris steeds het originele document. Je kan er dus gerust aankloppen voor een kopietje van je huwelijksakte.

Verzekeringen bewaren

Je houdt verzekeringsdocumenten en hun bijzondere voorwaarden best bij zolang de verzekering geldt of zolang er een vergoedingsprocedure aan de gang is. Deze regel is vooral belangrijk voor levens- en aansprakelijkheidsverzekeringen.

Levensverzekeringen

Sommige levensverzekeringen gelden levenslang, dus dan bewaar je ze ook je hele leven. Andere hebben een einddatum waarop de verzekering verstrijkt of tot uitkering overgaat. Die valt dus ook samen met de aangewezen bewaartermijn.

Aansprakelijkheidsverzekeringen

Als een ander schade oploopt door jouw fout of onvoorzichtigheid, ben jij burgerlijk aansprakelijk en word je verwacht de schade te herstellen of vergoeden. Een aansprakelijkheidsverzekering komt in die gevallen tegemoet en dekt je in specifieke gevallen: een BA Uitbating dekt bijvoorbeeld je bedrijf, terwijl een BA Auto je dekt als bestuurder.

Zelf kan je tot 3 jaar nadat je polis is verstreken de verzekering nog aanspreken voor feiten tijdens de looptijd, maar slachtoffers kunnen tot wel 10 jaar na die datum een claim melden. Daarom bewaar je de documenten van je aansprakelijkheidsverzekering ook best 10 jaar.

De voordelen van digitaal

Of je al deze documenten digitaal bewaart of als papieren versie, maakt voor de bewaartermijn geen verschil. Zolang de bewaring maar de authenticiteit van de herkomst en integriteit van het document waarborgt, mag je zelf kiezen welke van deze systemen voor jou het makkelijkst is.

Met een digitale bewaring heb je in elk geval geen last van een rommelige papierschuif. Of je kan de digitale variant gebruiken als back-up van je fysieke exemplaren. Winfakt helpt je alles gestructureerd klasseren zodat je elk document makkelijk terugvindt.


Ontdek de uitgebreide boekhoudhulp van Winfakt.

Vraag je gratis Winfaktdemo aan