Hoe stel ik een creditnota op?

  • Blog
vrijdag 30 juli 2021

Een korting vergeten doorrekenen? Een gefactureerd product niet meer op voorraad? Een retour ontvangen? Dat kan allemaal gebeuren! Zorg wel voor een correcte creditnota voor jouw administratie en die van je klant.

Wat is een creditnota?

Een creditnota of creditfactuur is een 'negatieve' factuur. Het bedrag waarvoor je ze opmaakt is dus een negatief getal (met een - voor). Je klant heeft dan recht op een terugbetaling of kwijtschelding van dat 'minbedrag'. Óf je trekt de afgesproken euro's af van een toekomstige factuur.

Een creditnota verwijst altijd naar een eerder opgemaakte factuur.

Je kan nooit zomaar geld terugstorten aan een klant, je hebt altijd een creditnota nodig om je boekhouding te doen kloppen.

Mogelijke redenen voor een creditnota

Er zijn verschillende redenen om geld terug te storten naar een klant of om een factuur te 'annuleren'.

  • Het kan zijn dat je een fout maakte bij het opstellen van je originele factuur.
    Lees ook ons artikel: Top 12 fouten bij facturatie (en hoe ze te vermijden)
  • Misschien had de klant recht op een (volume)korting en vergat je die te verwerken.
  • Het product dat je factureerde blijkt niet meer op voorraad.
  • Je hebt een verkeerd product geleverd.
  • Je klant is niet tevreden en stuurt het product terug als retour.
  • Je factuur wordt niet betaald door de klant.

TIP In dat laatste geval is het belangrijk dat je kan bewijzen dat je er alles aan hebt gedaan om de factuur geïnd te krijgen, óf dat je klant failliet is. In principe mag je geen creditnota sturen voor een onbetaalde factuur maar in de gevallen dat dit wel kan, vermijd je zo dat je er belastingen en btw op betaalt.

Met een facturatieprogramma als Winfakt stel je een automatische opvolging van je onbetaalde facturen in. Zo bewaar je een duidelijke record van al je inningspogingen.

Wat moet er in een creditnota?

Eigenlijk is een creditnota een soort factuur. De verplichte gegevens op zo'n creditnota zijn dan ook vergelijkbaar met die op een factuur.

  • Bovenaan zet je 'CREDITNOTA' in plaats van 'FACTUUR'.
  • Je creditnota krijgt een uniek volgnummer.
  • Je verwijst altijd naar de factuur die je in mindering brengt, bijvoorbeeld door een lijntje toe te voegen met "creditering van factuur 2020105".
  • De creditnota bevat deze gegevens:
    • de volledige adressen en btw- en ondernemingsnummers van jou en je klant,
    • je IBAN-nummer en betaalgegevens,
    • de verzenddatum,
    • een duidelijk totaalbedrag van de terugbetaling, exclusief én inclusief het geldende btw-percentage.

TIP Op elke creditnota waarop btw van toepassing is, zet je de vermelding "Btw terug te storten aan de Staat in de mate waarin ze oorspronkelijk in aftrek werd gebracht".

Als je met de facturatiesoftware van Winfakt een creditnota opstelt, komt deze vermelding vanzelf op de creditnota, net als een verwijzing naar de originele factuur en de correcte klantgegevens.

Vermijd foute facturen met een facturatieprogramma

De beste creditnota is natuurlijk de creditnota die je niet hoeft te versturen.

Met een gebruiksvriendelijk facturatieprogramma vermijd je de veelgemaakte facturatiefouten en zorg je voor een betere opvolging en dus ook uitbetaling.

Is het tóch nodig om een creditfactuur op te maken? Dan wordt ook dit met de juiste facturatiesoftware een fluitje van een cent.

Ontdek de facturen en creditnota's van Winfakt

Vraag je gratis demo aan

Onze nieuwe blogs