Herinneringen instellen en afdrukken

b

Instellingen herinneringen correct zetten

In WinFakt! is het mogelijk om uw herinneringsbrief volledig te personaliseren. Zo kan u de herinneringsbrief afdrukken en versturen zoals u dat wil. In deze handleiding begeleiden wij u stap voor stap naar het gewenste eindresultaat.
Als laatste leggen we u ook uit hoe u de herinneringen kan aanmaken vanuit de Verkoop1.

Hoe opent u deze instellingen?

Dit kan u doen door in WinFakt! naar het menu "Instellingen" te gaan. Vervolgens mag u voor "21. Instellingen herinneringen" kiezen.

Vervolgens zal WinFakt! het venster "WinFakt! Instellingen Herinneringen" openen. Vanuit dit scherm kan u de herinneringsbrief volledig gaan personaliseren.

---

Algemene instellingen Als eerste overlopen we de algemene instellingen. Deze kan u oproepen door in het linkergedeelte van het venster op "Algemeen" te klikken. U zal in het rechtergedeelte van het venster de algemene instellingen zien verschijnen. We zetten alle instellingen voor u op een rij.

* Kosten automatisch berekenen:
Indien u deze instelling aanvinkt , zal WinFakt! rekening houden met alle instellingen dit in venster.
Let op: Om de instellingen aan te passen moet u ‘Kosten automatisch berekenen’ eerst afvinken. Vervolgens kan u de instellingen aanpassen. Tot slot vinkt u ‘Kosten automatisch berekenen’ terug aan.

*Kosten berekenen vanaf eerste dag:
Wanneer u deze instelling aangevinkt gaat houden, zal de klant vanaf de eerste dag extra kosten moeten betalen. Indien deze instelling afvinkt, zal WinFakt! nog geen kosten aanrekenen op de eerste dag.

*Herinneringen verwerken vanaf vervaldag:
Moet WinFakt! rekening houden met de vervaldag? Wanneer deze instelling is aangevinkt zal WinFakt! rekening gaan houden met de vervaldag. Als u dit afvinkt, kan u al een herinnering versturen voor de vervaldag.

*Intresten per maand / per jaar:
Hier kan u bepalen of er intresten moeten berekend worden en hoeveel procent die intresten bedragen. De intresten worden altijd berekend op het openstaand bedrag van de factuur. Het bedrag aan intresten dat op elke factuur zal berekend worden, is het percentage dat u hier heeft ingesteld. Dit percentage is voor elke factuur hetzelfde. Als de keuze op intresten per maand staat, dan wordt de intrest als volgt berekend: ( Ingestelde intrest % ) x ( Open bedrag ) x ( Aantal maanden na vervaldag ).
Let op: Indien u dit percentage wil aanpassen, moet u de instelling ‘Kosten automatisch berekenen’ afvinken. Wanneer u het percentage heeft ingevuld, moet u ‘Kosten automatisch berekenen’ terug aanvinken.

*Administratiekosten vanaf herinnering:
Deze instelling geeft aan vanaf welke herinnering de klant administratiekosten moet gaan betalen. Er is in WinFakt! keuze uit vier verschillende soorten herinneringen. U kan hier dus een cijfer van 1 tot en met 4 invullen. Wanneer u kiest voor 1 zal WinFakt! al vanaf de eerste herinnering administratiekosten aanrekenen. Bij 2 vanaf de tweede herinnering,…
Standaard staat het cijfer 9 ingevuld. Dit betekent dat WinFakt! geen extra kosten zal aanrekenen.

*Klant blokkeren vanaf herinnering:
Standaard staat in dit veld het cijfer 9. Dit geeft aan dat er geen klanten geblokkeerd zullen worden. Indien u wel klanten wenst te blokkeren, kan u dit doen door hier in te geven vanaf de hoeveelste herinnering dit mag gebeuren.
*Min. Open bedrag voor deze verschijnt in herinnering:
U zal hier het cijfer 1 zien staan. Dit wil zeggen dat als u een factuur hebt voor minder dan 1 euro, er geen herinnering zal opgemaakt worden. Voor alle facturen waar het totaalbedrag lager is dan het hier ingevulde getal, zal WinFakt! geen herinneringen voor maken en versturen.

*Min. open bedrag voor deze verschijnt op herinnering:
Via deze instelling kan u bepalen hoe groot het open bedrag per factuur moet zijn alvorens de factuur op de herinnering verschijnt.

*Herinnering genereren als totaal open bedrag groter is dan:
U kan nu bepalen wat het minimum bedrag van een totale herinnering moet zijn. Bijvoorbeeld: Geen herinnering sturen als het totaal bedrag van de herinnering niet groter is dan 20 Euro.

*Creditnota’s verwerken in herinnering:
Wanneer deze instelling is aangevinkt, gaat het programma rekening houden met openstaande creditnota’s of negatieve bedragen. Indien dit staat afgevinkt, worden er geen creditnota’s mee opgenomen in de herinneringsbrieven.

*Administratiekosten
Deze tool kan u gebruiken als u de klant administratiekosten wil aanrekenen en kunnen nu ook als % ingesteld worden i.p.v. een vaste kost. Achter elke herinnering noteert u het bedrag dat WinFakt! moet bijtellen op het totaalbedrag van de factuur.
Let op: Deze tool werkt enkel als u ‘kosten automatisch berekenen’ heeft afgevinkt.

Tip: U heeft nu de algemene instellingen naar wens aangepast. Indien u ook nog de andere instellingen wil aanpassen, raden wij u aan niet meteen op ‘opslaan’ te klikken. Het venster zal dan automatisch verdwijnen. U kan dit dus best doen wanneer alle instellingen behandeld zijn.

---

Automatische Herinneringen instellen:

Zie hoofdstuk ‘automatische herinneringen’

---

Facturen Lijst Herinneringen instellen:

* Facturen in overzicht plaatsen
U kan nu zelf bepalen welke facturen er in het overzicht van de herinnering komen.

* Aantal dagen open
Via deze instelling kan u nu kiezen om het aantal open dagen te vermelden in de lijst van de open facturen op de herinneringsbrief.

* 'Open dagen' tonen als 30+, 60+
Wanneer deze optie is aangeklikt wordt het 'Aantal dagen' vermeld als '14+', '30+' etc.. i.p.v. het exacte aantal dagen.
Let op: dit kan je enkel kiezen als de optie 'Aantal dagen open vermelden in overzicht' aangevinkt is.

* Gebruik factuurdatum/vervaldag als start datum
Hier kan u bepalen of de factuurdatum of de vervaldag moet gebruikt worden voor het vermelden van 'Aantal dagen open' in het overzicht van de facturen op de herinnering.

* Hoeveelste herinnering voor dit factuur
U kan nu kiezen of u wil vermelden de hoeveelste herinnering dit voor DIT factuur is in de lijst van de facturen op de herinnering.

---

Volgorde layouts instellen:

In het submenu Layout kan u de standaard lay-out wijzigen en/of nieuwe lay-outs aanmaken voor de herinneringen. In deze menu bepaalt u de volgorde van de ingestelde lay-outs. Dit is de volgorde hoe ze zullen verschijnen in de keuzelijst bij het aanmaken van de herinneringen.



In het bovenstaande voorbeeld zien we twee lay-outs, de standaard en een lay-out met overschrijvingsformulier.
Om de volgorde te wijzigen selecteert u eerst de lay-out die u van plaats in de lijst wil wisselen, nadien kan u d.m.v. de knoppen aan de rechtse zijde de lay-out naar boven of naar beneden in de lijst verplaatsen.

---

Lay-out Herinneringsbrieven instellen:

Nu we de algemene instellingen juist hebben gezet, wordt het tijd om ons over de lay-out van de herinneringsbrieven te buigen. U kan zelf de lay-outs maken voor de verschillende herinneringen. Ook deze kan u in WinFakt! volledig naar wens aanpassen. Let op: deze instellingen kan u gebruiken vanaf versie 9.0.471. Wanneer u een lagere versie heeft, is het niet mogelijk deze instellingen te gebruiken.

*Lay-out eigenschappen: Via deze instelling geeft u aan WinFakt! mee wanneer de door u gemaakte lay-outs gebruikt moeten worden, op welke printer ze worden afgedrukt en desgewenst kan u hier ook het papierformaat voor de afdruk wijzigen.

Hieronder vindt u een overzicht van de vier verschillende knoppen in de rubriek 'Layout functions': - Via de knop 'Opslaan' heeft u de mogelijkheid om lay-out een andere benaming te geven. - De knop 'Dupliceer' dient om een kopie van de huidige lay-out te maken. - Als u de lay-out wil verwijderen dan klikt u op de knop 'Verwijderen'. - Als u op de knop 'Voorwaarde' klikt, dan heeft u de mogelijkheid om een voorwaarde te koppelen aan de geselecteerde lay-out. Er zijn twee mogelijkheden: ofwel 'Filteren op velden' ofwel 'Filteren op anderen'. 1. Filteren op velden: in de lijst van beschikbare velden kiest u één of meerdere velden waaraan u een voorwaarde koppelt; bv. "Dagboek = 1" De werkwijze om een veld te kiezen of om een voorwaarde te koppelen aan een veld is hetzelfde als u volgt bij het aanmaken van eigen rapporten in WinFakt. 2. Filteren op anderen: in deze tab kan u de geselecteerde lay-out als standaard instellen bij het afdrukken, opslaan als PDF of bij het versturen via email. In het gedeelte 'Printer & papier instellingen' kan u naast de standaard printer in Windows ook een andere printer definiëren voor de afdruk. Via de keuzelijst Formaat bepaalt u het papierformaat voor de afdruk of, als u een vinkje plaatst bij Aangepast, kan u via het veld Width (Breedte) en Height (Hoogte) een aangepast formaat definiëren.

*Hoofding: In het rechtergedeelte van het venster zal u ‘Standaard layout -> Hoofding’ zien verschijnen, indien u op ‘Hoofding’ geklikt heeft in het linkergedeelte. Via dit venster kan u de hoofding van uw herinneringen instellen. U mag de standaard gegevens zoals ‘Bedrijfsnaam BVBA, Straat en nummer’ vervangen door uw eigen gegevens. Indien u een regel afvinkt, zal deze niet getoond worden op de herinnering. Per regel kan u ook u de letterstijl bepalen door op de ‘F’ te klikken. Indien u een goede letterstijl heeft gevonden, kan u bevestigen door voor ‘Ok’ te kiezen. Met de knop ‘Voorbeeldafdruk herinnering’ kan u op elk moment een voorbeeld vragen van uw herinnering. Deze toont hoe uw herinnering er op dat moment uitziet. TIP: Wanneer u een veld uitvinkt, zal dit op de herinnering verschijnen als een lege witruimte. Wanneer u geen witruimtes wil in uw hoofding, kan u best al uw adresgegevens onder elkaar zetten en de velden die u onderaan nog op ‘overschot’ heeft, afvinken.

*Logo: Via dit venster kan u één of meerdere logo’s op u herinnering plaatsen. Eerst en vooral mag u in het linkergedeelte op logo klikken. Vervolgens zal in het rechtergedeelte van het venster ‘Standaard -> Logo’ verschijnen.

Hoe plaatst u een logo op de herinneringsbrieven?

1. Om te beginnen mag u op het plusteken naast ‘Bewerken’ klikken. U kan dan het logo dat u wenst te gebruiken, selecteren op u harde schijf. In het venster ‘Logo bestand’ zal u de locatie van het logo zien verschijnen.
   TIP: Wij raden u aan om uw logo in een ‘jpg’-formaat in te voeren. Zo past het logo zich steeds aan de achtergrond van uw factuur.
   
2. Het tabblad ‘Settings’ geeft u de mogelijkheid te bepalen waar het logo moet komen te staan op de herinneringen.
   
3. Tabblad Settings: In het veld ‘Bovenmarge’ mag u ingeven hoeveel millimeter vanaf de bovenkant het logo moet staan op de herinneringen. Hetzelfde geldt voor het veld ‘Linkermarge’. Daar kan u instellen hoeveel millimeter het logo moet staan op de herinneringen vanaf de linkerkant te beginnen.
   
4. Bekijk afbeelding op origineel formaat: U kan de afbeelding bekijken in het origineel formaat. Indien u dit afvinkt, kan u zelf de formaten van de afbeelding aanpassen.
   
5. Het is ook mogelijk om meerdere logo’s op uw herinnering te plaatsen. Een tweede logo kan u invoeren door stap 1 te herhalen. Wanneer u dit gedaan heeft, zal u bij ‘logo bestand’ meerdere locaties zien verschijnen.
   Let op: alle afmetingen zijn in millimeter.
   
6. U kan ook ten alle tijden een logo verwijderen. Dit doet u door in het veld ‘Logo bestand’ op het logo te klikken dat u wil verwijderen. Het logo is nu geselecteerd. U kan het logo nu verwijderen door op het minteken te klikken naast 'Bewerken'.
7. In het laatste tabblad 'Voorwaarde' kan u een voorwaarde instellen wanneer het logo afgedrukt zal worden op de lay-out. De voorwaarde voor het logo stelt u op dezelfde manier in als de voorwaarde voor het bepalen van de lay-out.

*Adresblok Nu we ons logo op de herinneringsbrief hebben geplaatst, kunnen we gaan bepalen welke klantgegevens op de herinneringsbrief moeten komen te staan.

Hoe stelt u het adresblok in?

1. In het linkergedeelte klikt u op ‘Adresblok’.
2. In het rechtergedeelte van het venster zal nu de titel ‘Standaard layout -> Adresblok’ zichtbaar zijn.
3. U kan nu gaan bepalen in welke volgorde de klantgegevens op de herinnering getoond moeten worden.
4. Wilt u bijvoorbeeld eerst het adres tonen en dan pas de klantnaam? Dan klikt u op het zwarte pijltje dat naar onder wijst in de balk ‘Klantnaam’. Er zal een keuzelijst verschijnen en in die keuzelijst klikt u op ‘Adres'.
5. Dezelfde bewerking doet u bij het andere veld, waar nu ook ‘Adres’ staat. Daar kiest u in de keuzelijst voor ‘Klantnaam’. U zal zien dat nu eerst het adres en dan pas de klantnaam zal worden weergegeven op de herinnering. Op die manier kan u dus de klantgegevens in de volgorde plaatsen die u wil.
6. WinFakt! toont alle gegevens die zijn aangevinkt. Wanneer u een bepaald veld niet zichtbaar wil op de herinnering, mag u dit afvinken.

Tip: Indien u beschikt over de module ‘Multitalen’ kan u bepalen in welke taal de herinnering afgedrukt zal worden. U kan dan per taal de lay-out van de adresblokken aanpassen.

*Positie: In dit venster bepaalt u welk tekstblok op welke positie moet staan. Bovendien kan u kiezen welk tekstblok al dan niet afgedrukt moet worden.

1. Adres: Door het vinkje voor ‘Adres’ af te vinken, zal WinFakt! het adres van de klant op de herinneringsbrieven niet afdrukken. Wenst u het adres wel af te drukken, mag u het vinkje aangevinkt laten staan. U kan dan ook de linker – en bovenmarge aanpassen. Het volstaat om in het tekstveld de gewenste afmetingen te noteren.
   Let op: Het eerste getal dat u invult om de marges te bepalen, is altijd de linkermarge. Het volgende getal geldt voor de bovenmarge.
   
2. Gebruikers info: Door het vinkje voor ‘Gebruikers info’ af te vinken, zal WinFakt! de gebruikersinfo (lees: de adresgegevens van uw firma) op de herinneringsbrieven niet afdrukken. Wenst u de gebruikersinfo wel af te drukken, mag u het vinkje aangevinkt laten staan. U kan dan ook de linker – en bovenmarge aanpassen. Het volstaat om in het tekstveld de gewenste afmetingen te noteren.
   
3. Titel: De titel geeft de aanmaning weer. Gaat het om een eerste, tweede, derde of laatste aanmaning? Wanneer u niet wil dat de klant dit ziet, kan u best het vinkje voor ‘Titel’ afvinken. Dan krijgt de klant dit niet te zien. Wanneer u het vinkje aangevinkt laat staan, zal de klant wel merken om de hoeveelste aanmaning het gaat en kan u ook nu weer de linker –en bovenmarge naar wens aanpassen.
   
4. Datum: Door het vinkje voor ‘Datum’ af te vinken, zal WinFakt! de datum op de herinneringsbrieven niet afdrukken. Wenst u de datum wel af te drukken, mag u het vinkje aangevinkt laten staan. U kan dan ook de linker – en bovenmarge aanpassen. Het volstaat om in het tekstveld de gewenste afmetingen te noteren.
   Let op: Het gaat hier om de datum wanneer de herinneringsbrief verstuurt gaat worden, niet om de factuurdatum!
   
5. Herinneringstekst: Door het vinkje voor ‘Herinneringstekst’ af te vinken, zal WinFakt! de herinneringstekst niet afdrukken. Wenst u de herinneringstekst wel af te drukken, mag u het vinkje aangevinkt laten staan. U kan dan ook de linker – en bovenmarge aanpassen. Het volstaat om in het tekstveld de gewenste afmetingen te noteren.
   
6. Handtekening: Door het vinkje voor ‘Handtekening’ af te vinken, zal WinFakt! uw handtekening op de herinneringsbrief niet afdrukken. Wenst u de handtekening wel af te drukken, mag u het vinkje aangevinkt laten staan. U kan dan ook de linker – en bovenmarge aanpassen. Het volstaat om in het tekstveld de gewenste afmetingen te noteren.
   
7. Overschrijvingsformulier: In dit veld staan de standaardgegevens voor het overschrijvingsforulier. Deze zorgen er voor dat de bedragen op de juiste plaats komen te staan op het overschrijvingsformulier. Indien u wenst kan u deze gegevens ook manueel aanpassen.
8. Top lijst facturen: Via dit veld wordt de plaats van de lijst van de openstaande facturen bepaald. In dit veld geeft u de bovenmarge in (t.o.v. de bovenzijde van het blad).

*Overschrijving: In dit scherm bepaalt u of de lay-out aangemaakt wordt met een overschrijvingsformulier en ook, indien u de optie aanvinkt, of er een OGM (gestructureerde mededeling) onderaan afgedrukt wordt.

*Lettertype: U kan voor elk tekstblok ook de letterstijl aanpassen. Dit doet u via het venster ‘Standaard-layout -> Lettertype’

1. Titel Herinnering: De letterstijl van dit tekstblok is aanpasbaar door op ‘F’ te klikken. In het venster dat zal verschijnen, kan u de gewenste letterstijl kiezen.
   
2. Datum: De letterstijl van dit tekstblok is aanpasbaar door op ‘F’ te klikken. In het venster dat zal verschijnen, kan u de gewenste letterstijl kiezen.
   
3. Tekst Herinnering: De letterstijl van dit tekstblok is aanpasbaar door op ‘F’ te klikken. In het venster dat zal verschijnen, kan u de gewenste letterstijl kiezen.
   
4. Handtekening: De letterstijl van dit tekstblok is aanpasbaar door op ‘F’ te klikken. In het venster dat zal verschijnen, kan u de gewenste letterstijl kiezen.
   
5. Lijst van openstaande facturen: De letterstijl van dit tekstblok is aanpasbaar door op ‘F’ te klikken. In het venster dat zal verschijnen, kan u de gewenste letterstijl kiezen.
   
6. Totaal open bedrag op herinnering: De letterstijl van dit tekstblok is aanpasbaar door op ‘F’ te klikken. In het venster dat zal verschijnen, kan u de gewenste letterstijl kiezen.
7. Overschrijvingsformulier op herinnering: De letterstijl van dit tekstblok is aanpasbaar door op ‘F’ te klikken. In het venster dat zal verschijnen, kan u de gewenste letterstijl kiezen.
   

*Teksten: Tot slot kunnen we ook de tekst veranderen die op de herinneringsbrief moet staan. De tekst is aanpasbaar per herinnering. Tip: Indien u beschikt over de module ‘Multitalen’ kan u de tekst voor elk type herinnering in de afzonderlijke talen instellen.

Maar hoe past u de tekst aan per herinnering?

1. Wanneer u op herinnering 1 gaat staan in het linkergedeelte van het venster, zal aan de rechterkant het venster ‘Standaard layout -> Teksten -> Herinnering 1 verschijnen. Via dit venster kan u de tekst voor de eerste herinnering aanpassen.
   
2. Door gebruik te maken van de tab ‘Tekst ingesteld door gebruiker’ is het mogelijk om u eigen tekst op de herinnering te zetten. In het groot, wit tekstveld, mag u de gewenste tekst typen.
   
3. Wenst u de standaardtekst te gebruiken die WinFakt! op de herinneringsbrieven zet, kan dit via de tab ‘Standaard tekst’. Wanneer u op deze tab klikt, zal de standaardtekst meteen verschijnen.

Indien u ook de teksten van herinnering 2,3 en 4 wenst in te stellen, kan dit ook via bovenstaand stappenplan. U selecteert in het linkergedeelte van het scherm de herinnering waarvoor u de tekst wenst aan te passen. Vervolgens kan u opnieuw het stappenplan volgen vanaf punt 2.

Teksten e-mail: Wanneer u beschikt over de module ‘Mailen’, kan u hier uw eigen tekst ingeven. Dit is meteen ook de begeleidende tekst van de mail. De herinnering zelf zal WinFakt! versturen als bijlage.

Tip: Om zeker te zijn dat alle documenten correct afgepunt zijn, kan u de aan – en verkoopdocumenten afpunten. Meer informatie vindt u in deze helpfile: https://www.winfakt.be/help/565

---

Hoe verstuurt u de herinneringen in WinFakt!?

Nu we alle instellingen doorlopen hebben, kunnen we onze herinneringsbrieven ook effectief gaan versturen. Hoe u dit kan doen in WinFakt!, tonen we aan in onderstaand stappenplan.

1. Als eerste mag u in WinFakt! ‘Verkoop 1’ openen.
   
2. In ‘Verkoop 1’ opteert u voor de tab ‘Onbetaalde facturen’.
   
3. Het veld ‘Herinnering op’ geeft aan wanneer u de klant het laatst een herinnering heeft gestuurd voor de openstaande factuur. Alle klanten die in het rood staan, worstelen met een openstaande factuur en dienen dus een herinneringsbrief te ontvangen. De klanten die in het zwart staan, hebben nog even de tijd om hun factuur te betalen.
   
4. Vervolgens mag u de klant selecteren naar wie u een herinneringsbrief wenst te versturen en op het rode euroteken klikken.
   Let op: Als u op het pijltje klikt bij het rode euroteken, is dit om een automatische herinnering aan te maken (zie hoofdstuk ‘automatische herinneringen’). Om hiervan gebruik te maken, heeft u de module ‘automatische herinneringen’ nodig.
   
5. Nadat u op het rode euroteken geklikt heeft, zal het venster ‘Herinneringen’ verschijnen. In dit scherm krijgt u een overzicht van alle herinneringsbrieven die u nog dient te versturen naar de klant die u selecteerde.
   
6. Wanneer u een bepaalde factuur niet wenst op te nemen, dan kan u op de betreffende factuur gaan staan en vervolgens op de spatiebalk drukken. Hierdoor verdwijnt het vinkje vooraan de regel en wordt deze factuur niet opgenomen.
   
7. Het is ook mogelijk om de kosten aan te passen. U kan dit doen door op de gewenste factuur te gaan staan en op enter te drukken. Er zal een scherm verschijnen waarin het u bedrag van de kosten kan aanpassen.
   
8. Wil u graag een overzicht raadplegen van alle gemaakte herinneringen in versie 9 voor de geselecteerde klant? Dit kan door op het op het klokje te klikken (andere reeds verwerkte herinneringen inladen).
   
   
   
   Let op: deze instellingen kan u gebruiken vanaf versie 9.0.471. Dus alle herinneringen die u in een eerder versie gemaakt heeft, kan u niet meer raadplegen.
9. Wanneer u op de printer klikt, zal WinFakt! voor u een overzichtslijst opstellen van alle herinneringen die u gaat versturen naar de klant. De lijst zal getoond worden in een pdf-formaat. U kan deze eventueel ook afdrukken.
   
10. Momenteel bevindt u zich nog steeds in het venster ‘Herinneringen’. U mag op volgende klikken om naar een volgend venster te gaan.
    
11. In dit scherm kan u kiezen welke herinnering u gaat versturen (eerste, tweede, derde of vierde). WinFakt! kiest automatisch voor de eerst volgende herinnering die naar de klant dient verstuurt te worden. Het is ook mogelijk een eerder gestuurde herinnering opnieuw te versturen. Het volstaat dan om op het bolletje voor de gewenste herinnering te klikken die u opnieuw wil versturen.
    
12. Ondertekenaar: In naam van wie is de herinneringsbrief gestuurd? In dit veld kan u eventueel ook nog bijkomende informatie aanvullen of wissen.
    
13. Vervolgens mag u weer voor de knop ‘Volgende’ kiezen
    
14. Stuur naar dit adres: In het daaropvolgende venster gaat u bepalen naar welk adres de herinneringsbrief gestuurd mag worden. Indien de klant meerdere adressen heeft, zal WinFakt! ook meerdere adressen tonen in het veld ‘Stuur naar dit adres’. U kan van adres wisselen, door op het pijltje naar onder te klikken. Wanneer u kiest voor ‘Ander adres’ kan u een adres ingeven dat nog niet in het klantenbestand staat en waar de herinneringsbrief naar toe verstuurt moet worden.
    
15. Herinnering afdrukken met lay-out: Standaard staat hier 'Standaard', het vinkje bij 'Gebruik een van de volgende ingestelde layouts voor deze herinnering' is niet aangevinkt. Op deze manier gebruikt u de standaard lay-out voor de herinneringen of de lay-out die voldoet aan de vooraf gedefinieerde voorwaarde. Als u de instelling aanvinkt, dan kan u kiezen uit de vooraf ingestelde lay-outs voor de herinneringen.
16. Stuur herinnering via:
    - Printer: Indien u de herinneringsbrieven wil printen, kiest u de gewenste printer en geeft u aan hoeveel keer ze moeten worden afgedrukt.
    
    - PDF-bestand: U kan de herinneringen ook in een PDF-formaat laten verschijnen en deze opslaan op uw harde schijf of printen.
    Let op: hiervoor heeft u wel de module ‘afdrukresultaten mailen/pdf’ nodig. Indien u wenst kan u hierover steeds contact opnemen met ons Salesteam.
    
    - E-mail: Het is ook mogelijk om de herinneringsbrief te mailen. U hoeft enkel in het bolletje voor ‘E-mail’ te klikken. WinFakt! toont u dan het e-mailadres dat in WinFakt! staat bij de klant die de herinnering moet ontvangen. U kan dit eventueel nog zelf veranderen. Verder kan u bij ‘Voorbeeld’ bekijken hoe uw herinneringsbrief er op dit moment uitziet. Wanneer u de mail wil versturen, mag u op ‘Start’ klikken.
    Let op: Indien u de herinneringsbrief wenst te mailen, heeft u wel de module ‘afdrukresultaten mailen/pdf’ nodig. Indien u wenst kan u hierover steeds contact opnemen met ons Salesteam.
    
17. Wil u graag een herinneringsbrief opnieuw versturen? Dit is mogelijk door op het klokje te klikken. U zal dan een scherm krijgen met alle herinneringsbrieven voor die bepaalde klant. U dubbelklikt op de herinneringsbrief die u opnieuw wil versturen. Om de herinneringsbrief te versturen, volstaat het om puntje 16 van het stappenplan opnieuw te doorlopen.

Permalink: https://winfakt.be/faq/Herinneringen-instellen-en-afdrukken Scroll