Onderwerpen in deze helpfile
Projectbeheer v2
Met de module projectenbeheer kan je de werken die je uitvoert bij een klant, alsook de kosten, bijhouden per project en later aan de klant factureren.Per interventie houd je dus het volgende bij: aan welk uurtarief welke werknemer er gewerkt heeft, welke vergoeding per kilometer aangerekend wordt en welke artikelen gebruikt werden tijdens het uitvoeren van de werken.
A. Het overzicht
Om een overzicht van jouw projecten te krijgen kan je op de knop "Project" klikken:
Na het klikken op de knop krijg je het hoofdscherm van de projecten te zien:
Op dit scherm krijg je een overzicht van al jouw projecten te zien, je kan de projecten rangschikken op verschillende criteria door een simpele linkerklik op de verschillende veldnamen. Zo kan je rangschikken op oa. Klant nr. of Project naam.
Om een overzicht te krijgen van wat alle knoppen bovenaan dit venster doen kan je naar deze faq-pagina gaan.
B. Inbrengen/veranderen van een project
Het inbrengen van een nieuw project kan je doen door op de knop inbrengen éénmaal te klikken met de linker muisknop:
Als je een reeds bestaand project wil aanpassen kan je dat doen door éénmaal te klikken met de linker muisknop op de knop Veranderen:
Na op de knop geduwd te hebben zal je volgend scherm te zien krijgen:
1. Klant
Of je nu een nieuw project wil inbrengen of een bestaand project wil veranderen zal je altijd als eerste in het tabblad "Klant" terechtkomen (zie afbeelding hierboven).Hier zal je vervolgens een projectnaam (deze blijft aanpasbaar in elk tabblad), de klantnummer van de klant waar het project zal plaatsvinden en de afstand in kilometers tot aan de klant in kunnen geven.
Onderaan je scherm staat er "Totaal bedrag project" hier kan je telkens zien wat het totale bedrag van het project exclusief btw is.
| Velden | Korte uitleg |
| Projectnaam | Hier geef je de titel in van de werken/project, zo kan je die beter identificeren. |
| Klantnummer | Via F3 bekom je een lijstje van de klanten en kan je de klant selecteren waarvoor je gewerkt hebt/zal werken. |
| KM naar klant | In dit veld geef je het aantal kilometers tot de klant in. |
2. Werknemer(s)
Het eerstvolgende tabblad is "Werknemer(s)", hier kan je de werknemers ingeven die het project gaan uitvoeren en welke dagen en uren dat ze gewerkt hebben.In de afbeelding hieronder kan je een lijst met werknemers en een lijst van de logs van de geselecteerde werknemers zien. Onder de twee lijsten staat er een vak met totalen hier kan je de totalen zien van de uren en bedragen (excl. BTW) van alle werknemers en van de geselecteerde werknemers.
Rechts van de tabellen "Lijst met werknemers:" en de "Geselecteerde werknemers log:" staan drie knoppen.
Deze knoppen worden gebruikt om:
| Knop | Lijst met werknemers | Geselecteerde werknemers log |
|
Klik hier | Klik hier |
|
Zal een aangevinkte werknemer verwijderen. |
Zal de geselecteerde log verwijderen. |
|
Hiermee kan je de aangevinkte werknemers hun uur- en kilometerloon aanpassen. | Deze knop kan je gebruiken om de werkuren en de duur van de pauze aan te passen. |
2a. Werknemer toevoegen
Als je op de knop Toevoegen naast de "lijst met werknemers" hebt geklikt krijg je dit scherm te zien.
Hier kan je een werknemer ingeven of selecteren uit een lijst door op de F3 toets te drukken als je in het tekstvak staat of op de drie puntjes ernaast te klikken. Hieronder kan je de kost van de werknemer per uur ingeven en de kost per kilometer die de werknemer moet afleggen.
Je kan deze kilometervergoeding en uurloon ook van te voren instellen, voor een korte uitleg hierover kan je hier klikken.
| Velden | Korte uitleg |
| Werknemer | Via F3 bekom je een lijstje van al jouw werknemers en kan je de werknemer selecteren die aan het project zal werken. |
| Prijs per uur | Je kan hier het uurloon van de werknemer ingeven. |
| Prijs per kilometer | Je kan hier de kilometervergoeding van de werknemer ingeven. |
2b. Log werknemer toevoegen
Dit scherm zal je krijgen na op de knop toevoegen naast "Geselecteerde werknemers log" geklikt te hebben.
Vervolgens kan je zien in de keuzelijst welke werknemers je geselecteerd had en waaraan je dus de log zal toewijzen.
Daaronder kan je de datum en tijd ingeven wanneer het project zal beginnen/begonnen is en hieronder kan je de datum en tijd ingeven wanneer het project gedaan is.
| Velden | Korte uitleg |
| Werknemer | Deze keuzelijst laat zien welke werknemers er geselecteerd zijn. |
| Start | De datum en het uur dat de werken beginnen/begonnen zijn. |
| Stop | De datum en het uur dat de werken stoppen/gestopt zijn. |
| Pauze | Duur van de pauze. |
3. Artikelen
Als volgende kom je het tabblad "Artikelen" tegen. Hier kan je alle artikelen en het aantal dat nodig zal zijn voor het project ingeven.
Hier heb je dezelfde drie knoppen naast de "Lijst met gebruikte artikelen", deze hebben dezelfde functies als bij de werknemers:
| Knop | Functie |
|
|
Klik hier |
|
|
Zal een aangeduid artikel verwijderen. |
|
|
Als je hierop klikt zal je het aantal en het artikel kunnen aanpassen van het aangeduide artikel. |
3a. Artikel toevoegen
Na op de knop toevoegen te klikken kom je op dit scherm terecht, hier kan je een artikel ingeven en hoeveel je ervan nodig hebt.
| Velden | Korte uitleg |
| Aantal | Hier kan je het aantal artikelen ingeven. |
| Artikel |
Via F3 of een klik op de knop met drie puntjes krijg je een lijstje van al jouw artikelen te zien en kan je een artikel selecteren dat bij het project gebruikt word/werd. |
4. Uitgevoerde werken
Verder zullen we het tabblad "Uitgevoerde werken" zien, hier kan je een uitgebreide tekst typen die de uitgevoerde werken beschrijft.
| Velden | Korte uitleg |
| Uitgevoerde werken | Hier heb je de plaats om meer uitleg of extra commentaar van de uitgevoerde of uit te voeren werken in te geven. |
5. Agenda
En tot slot kom je het tabblad "Agenda" tegen, hier kan je het project in jouw Google agenda laten plaatsen.(Let op!, dit kan pas nadat je het project hebt opgeslagen).
Hier heb je één knop: "Toevoegen aan agenda", indien je op deze knop drukt krijg je volgend scherm te zien:
In de onderstaande tabel kan je per veld een korte uitleg vinden.
| Velden | Korte uitleg |
| Agenda | Hier kan je selecteren welke agenda(s) je wilt gebruiken om het in op te slaan. |
| Titel | Op deze plaats geef je de titel in die weergegeven zal worden in jouw agenda. |
| Beschrijving | Je kan hier een beschrijving meegeven over het project. |
| Begint op | De datum en het uur waarop het project in jouw agenda zal geplaatst worden. |
| Eindigd op | De datum en het uur waarop het project in jouw agenda gedaan/afgelopen is. |
| Locatie | De locatie waar het project zal plaatsvinden. |
| Meldingen | Het soort melding(en) dat je wilt, hoe lang voor het agenda-item je de melding(en) wilt krijgen en hoeveel meldingen je wilt, je kan kiezen tussen een pop-up melding of een email toegestuurd krijgen. |
| Gasten | Je kan de e-mails van je collega's of andere mensen hier ingeven om ze op de hoogte te brengen van dit agenda-item. |
| Naam url | Een naam die je meegeeft waarin de url zal geplaatst worden. |
| Url | Een link die je kan meesturen met de melding/mail. |
| Stuur mail naar genodigde | Indien je ook een melding naar de andere gasten wilt sturen zal je dit aan moeten vinken. |
C. Prijs per uur/km van te voren definiëren
Indien je van te voren het uurloon en de kilometervergoeding wilt definiëren bij een klant kan je dit doen door naar jouw klantenvenster te gaan en de volgende stappen te volgen.- Je klikt in het menu bovenaan op "Extra" > "Instellingen voor velden en formules".
- Vervolgens krijg je het scherm "Onderhoud gegevensbanken" te zien hier scrol je tot je "Prijs per uur" ziet, je dubbelklikt hierop en je vinkt "Als extra veld" aan. Je doet hetzelfde voor "Prijs per KM".
- Indien je dit gedaan hebt kan je op "OK" klikken je zal hierna gevraagd worden of je wilt opslaan of niet, indien alles correct is kan je op "Ja" klikken.
WinFakt! zal nog een melding geven dat je dient te herstarten om de instellingen op te slaan.
- Hierna klik je bovenaan op het menu "Extra" > "Opmaak voor dit venster".
- Hier vink je het vakje naast "Extra velden zichtbaar?" aan.
- Indien je vervolgens een kilometervergoeding of uurloon wilt ingeven doe je dit door in de knoppenbalk naar de nieuwe knop te navigeren genaamd "Extra velden":
.
Na op deze knop te klikken krijg je volgend scherm te zien waar je Prijs per uur en Prijs per KM in kan geven.
D. Van project naar factuur
Met deze functie worden alle details mee overgenomen in een factuur. Uiteraard is het ook mogelijk om door de technische dienst standaard een ander soort document in te stellen.- Allereerst zal je één of meerdere projecten van dezelfde klant moeten selecteren, dit doe je door op één van jouw projecten éénmaal te klikken en de spatiebalk in te druken of één keer te klikken waar het vinkje vooraan het project staat (zie foto).
- Als volgende klik je linksboven op het menu "Project" daarna klik je op "Van project naar factuur".
- Hierna krijg je een melding met het aantal geselecteerde projecten, om verder te gaan kan je op de "Ja" knop klikken.
- WinFakt! overloopt nu de gegevens en als het klaar is geeft het je een melding, om dit venster te sluiten kan je op "OK" klikken.
- In het overzicht van de projecten staat nu aangeduid of er al een factuur van het project is gemaakt, zodat je geen twee maal dezelfde werken factureert.
E. Project afdrukken
Terwijl je een project aan het inbrengen/bekijken/veranderen bent zal je nog een knop "Afdrukken project" rechtsonder in je scherm hebben, met deze knop kan je een detail van je project afdrukken (voorbeeldfoto hierboven).
Indien je op de knop hebt geklikt zal je volgend scherm te zien krijgen waar je een printer kan selecteren. Je kan ook aanduiden om je keuze te onthouden.
Permalink: https://winfakt.be/faq/Projectbeheer-v2 Scroll